Val Compta – Documentation
version 3.3 – octobre 2012
Répartition du budget et du réalisé
Deux types de sauvegarde sont proposés : « Sauvegarde normale » et « Sauvegarde complète »
Echange des données par fichier de sauvegarde
Restauration version 2 ou antérieure
Si vous avez plusieurs Licences
Est-il possible de gérer plusieurs résidences ?
Est-ce que j’ai besoin d’une connexion Internet pour utiliser Val Compta ?
Comment connaître la situation actuelle des comptes et le résultat provisoire ???
Comment connaître le montant global des appels?
Comment SUPPRIMER les données ???
Pourquoi un écart de 1 centime dans mon rapprochement bancaire (ou bordereau) ?
Champs du fichier des copropriétaires utilisables dans les documents modèles.
Ecritures générées automatiquement par Val Compta
Ecritures à saisir directement
Dans le menu Editions on va retrouver les documents classiques de toute comptabilité avec pour chaque type quelques options. Il faut aussi savoir que les options de gestion de TVA et des charges récupérables modifient certaines éditions en faisant apparaître (ou en masquant) certaines colonnes (voir page 45).
Il est possible de choisir l’exercice et une période dans le haut de l’écran mais contrairement aux écrans de consultation ou de rapprochement bancaire il n’est pas possible de demander une période à cheval sur plusieurs exercices pour les éditions.
Lorsque l’on demande la période N-1 une option apparait pour « tenir compte des écritures de clôture » (voir page 57). Ces écritures soldent les comptes 6 et 7 et répartissent ce résultat sur les comptes copropriétaires.
Cette option est donc équivalente à la notion de « après répartition ».
Les journaux présentent de manière chronologique les écritures regroupées par type (Achats, Banque…). Il est possible d’imprimer un ou tous les journaux pour un ou tous les mois ainsi qu’une synthèse avec uniquement les totaux.
Le grand livre présente les écritures par compte tandis que le relevé les présente par clé. Pour le grand livre on peut choisir la classe ou le compte, les soldes de chaque compte doivent correspondre à la balance.
Les trois types de relevés correspondent pour leur part à :
- L’annexe 3 pour le relevé des opérations courantes ;
- L’annexe 4 pour le relevé des travaux et opérations exceptionnelles ;
- Au total des charges de l’annexe 2 pour le relevé général des dépenses.
La balance est souvent le document fondamental de la comptabilité, elle reprend les cumuls et les soldes de chaque compte et c’est à partir d’elle qu’on établit ensuite les Annexes.
L’équilibre de la balance est le principe comptable fondamental.
Une balance déséquilibrée est le signe d’une anomalie dans vos comptes, il faut alors retrouver dans quel journal ; commencer par éditer la synthèse et identifier le journal déséquilibré. Editer ensuite ce journal pour tous les mois pour repérer celui qui pose problème. Aller en saisie pour corriger.
Les options sont assez explicites…
Dans le menu Edition, on va trouver les principaux documents comptables obligatoires qu’il est recommandé d’imprimer et de conserver (journaux, grand livre, balance) ainsi que les annexes. Ces annexes utilisent les soldes des différents comptes en opérant des regroupements, certains contrôles de cohérence sont à faire au moment de leur préparation.
L’annexe 1 est l’équivalent du bilan en comptabilité générale, elle présente donc l’actif et le passif et les comptes des classes 1, 4 et 5. Par défaut cette Annexe est présentée après répartition mais une option permet également une présentation « avant » qui fait apparaître le « solde d’exploitation » (insuffisance ou excédent) des exercices N-1 et N. Ces soldes doivent être identiques à ceux des annexes 2 et 3 (cadres et traits rouges ci-dessous).
En bas à droite de l’annexe 1 figurent les montants des emprunts restant dû, ces données extracomptables peuvent être renseignées dans l’écran Paramétrage, onglet Dates d’exercice.
L’annexe 2 est l’équivalent du compte de résultat, elle présente les soldes par compte en distinguant les opérations courantes et les travaux ou opérations exceptionnelles et fait une synthèse avec le total des charges et le total des produits. On doit retrouver des totaux identiques dans l’annexe 3 qui regroupe ces charges par clé tant pour le total des charges (en bleu) que pour le total des produits (en vert).
Attention, l’exemple qui suit est « avant répartition » mais l’annexe 1 présentée à l’Assemblée Générale ne doit pas faire apparaître les insuffisances ou excédents qui sont alors répartis et dans les comptes des copropriétaires. L’annexe 1 présentée en AG est toujours « après répartition ».
Dans les cas exceptionnels où vous éditez l’annexe 1 avant le traitement de clôture (et donc la répartition) les soldes d’exploitation
Les chiffres de cette illustration sont bien sûr peu réalistes mais montrent les égalités à contrôler.
Pour les annexes 4 et 5, spécifiques aux travaux, voir les pages 32 et 33.
Voir en page 21.
On trouve ici
· la liste des membres du Conseil Syndical (d’après les informations de la fiche) ;
· la liste des copropriétaires ;
· la possibilité d’imprimer toutes les fiches complètes (voir page 19-20-21) ;
· ou encore un modèle vierge.
Dans le menu Principal – Consultations et Exports, la fenêtre propose tous les fichiers de l’application, en mode brut, c'est-à-dire toutes les colonnes et toutes les lignes. Pour les écritures, on peut choisir l’exercice / répertoire du fichier. Il est donc possible de consulter et vérifier ainsi la totalité des données ; de les exporter, imprimer, etc. mais également de les modifier ou de les supprimer.
Attention !!! il existe dans cet écran une procédure d’exception qui permet de modifier les données. Cette modification directe présente des risques et doit être utilisée avec la plus grande prudence et responsabilité. Pour ce faire : cliquer sur le bouton Fermer en maintenant la touche CTRL enfoncée ; un message de confirmation vous demande alors « Souhaitez vous basculer en mode édition ? », répondez oui. Vous pouvez alors modifier toutes les lignes et colonnes, à l’exception des identifiants (ID).
Encore
une nouveauté de la version 3.3 la possibilité de générer rapidement
toute une série de graphiques pour agrémenter ou illustrer les documents de
synthèse (ou même pour une meilleure gestion et visualisation).
Pour tous les graphiques utilisez le clic à droite pour accéder au menu et à de nombreuses options.
Par
défaut ce graphique est présenté sous la forme d’un demi-camembert
(« hémicycle ») mais vous pouvez utiliser le clic-droit pour choisir
une autre présentation. Il s’agit d’exploiter et de présenter les données du
fichier « réalisés et budgets » selon différentes options et
critères.
Par exemple, ci-dessous la répartition des produits (appels) selon les différentes clés avec légende, pourcentages et intitulés.
Les différentes options correspondent aux données brutes
présentées dans l’écran « Réalisés et budgets » avec les synthèses
par clé ou par compte.
Le
graphique le plus global et synthétique ; il présente les totaux des
budgets et réalisés pour chaque exercice afin de voir l’évolution.
Cet écran
propose un outil de suivi dans le temps des soldes d’une classe ou d’un compte
en particulier. Il s’agit donc d’une aide à la gestion qui peut notamment
servir à anticiper les besoins de trésorerie ou analyser la vitesse à laquelle
les appels de fonds sont encaissés.
Il est possible d’analyser un compte en particulier ou bien une classe, sur la période de son choix, y compris sur plusieurs exercices. Le pas d’analyse va de la semaine au trimestre en passant par la décade (10 jours) et le mois.
A tout moment vous pouvez lancer un traitement de sauvegarde depuis le menu Principal. Ce traitement consiste à mettre dans un fichier compressé (format « zip ») l’ensemble des fichiers de données ainsi que les images / logos des fournisseurs, les modèles et, selon le type, les documents.
Ce fichier est enregistré dans le répertoire de l’application ; par défaut C:\VALCOMPTA3.
Deux types de sauvegarde sont proposés : « Sauvegarde normale » et « Sauvegarde complète »
La différence concerne la prise en considération des dossiers « Documents » et « PDF » qui contiennent les fichiers Word ou PDF lorsque vous utilisez la génération Word ou la génération de fichiers PDF qui peuvent rapidement devenir nombreux et prendre de la place.
Si vous éditez les appels avec les éditions internes, aucun document n’est créé dans ce répertoire mais vous pouvez toujours y enregistrer d’autres documents en rapport avec la copropriété, ils seront également sauvegardés par la sauvegarde « complète ».
Son nom est de la forme suivante : SAUVE_Nomrésidence_Date_Heure.zip et on doit y trouver les dossiers et fichiers suivants :
Dans les dossiers 2010, 2011 et 2012 se trouvent les fichiers des écritures (AG_ECRITURES).
Dans le dossier Modeles, les modèles… notamment le chapeau, les entêtes, pieds , relance…
Dans le dossier Modeles_four, les modèles RTF pour les devis et les OS (utilisables depuis fiche fournisseur).
On trouve ensuite le fichier des paramètres (param.ini), les fichiers de données et leurs index, les logos des fournisseurs et le fichier des informations bancaires pour le bordereau (compte.rtf).
Vous ne ferez jamais trop de sauvegardes ! N’oubliez pas non plus de copier régulièrement le fichier de sauvegarde sur un autre support ou de l’envoyer par mail. Des sauvegardes sur le même disque dur ne vous protègent pas d’une panne du disque dur ou d’un vol…
Dans le menu Restauration, tous les fichiers zip du répertoire d’installation sont listés et proposés, triés sur la date (les plus récents en haut). Il est cependant possible d’ajouter à cette liste un autre fichier de sauvegarde (reçu par mail ou sur un clé USB…).
Echange des données par fichier de sauvegarde
Le principe de la sauvegarde consiste à regrouper et compresser tous les fichiers d’un dossier dans une archive (ficher au format zip) qui peut ainsi être facilement envoyé par mail ou copié sur une clé USB. Il est donc facile de « montrer » une comptabilité en envoyant le fichier de sauvegarde.
Restauration version 2 ou antérieure
Les mises à jour apportent parfois des changements dans les structures de fichier. Normalement, la gestion est automatique suite à une restauration mais dans certains cas il peut être nécessaire de lancer le traitement de mise à jour des données depuis le menu ? – Mise à jour des données.
Un assistant demande alors de sélectionner l’analyse (fichier valcompta.wdd du dossier d’installation) puis les fichiers (cocher tous). Ce traitement doit notamment corriger une erreur affichée juste après une restauration.
Initialement Valcompta a été élaboré bénévolement pour la résidence de son auteur mais sa conception et sa mise au point ont représenté plusieurs mois de travail et nous avons essayé de le proposer à un prix tout à fait raisonnable par rapport aux autres produits du marché.
Version d’évaluation
Il est possible d’utiliser toutes les fonctionnalités en mode « évaluation » sans limite de temps ni de fonctionnalités, sur la base exemple « Dechaville ». Vous pouvez tester l’ensemble des traitements et des fonctionnalités, éditer les appels de charge, mais vous serez importuné toutes les deux minutes par un écran qui vous rappelle que vous utilisez une version d’évaluation, le programme s’arrêtera automatiquement au bout de 10mn (mais on peut le relancer) et les éditions contiendront la mention « VERSION D’EVALUATION » avec des fonctionnalités désactivées (exports, impression…). Enfin, le traitement de suppression de la base Démo est désactivé.
Enregistrement initial
Si Val Compta vous convient et que vous souhaitez l’acquérir, allez dans le menu ? – Enregistrement – Créer compte client et complétez le formulaire suivant.
Si vous n’êtes pas connecté à internet, téléchargez (depuis un poste connecté) le bon de commande sur le site de Val Compta à l’adresse suivante : http://www.valcompta.net/Bon_de_commande_VALCOMPTA.pdf et retournez le à l’adresse indiquée.
Compléter les informations du haut et faites Envoyer enregistrement, votre numéro client apparait alors. Dès réception de votre règlement (par chèque ou par paypal) votre code d’activation est calculé et envoyé par mail.
Si vous avez plusieurs Licences
Vous avez fait l’enregistrement sur le premier poste et vous connaissez alors votre numéro client : sur le (ou les) autres postes à activer, il ne faut pas remplir à nouveau le formulaire du haut mais utiliser le menu ? – Enregistrement – Ajouter une licence et juste renseigner Adresse Mail et votre numéro client puis cliquer sur « Ajouter une licence ».
Code d’activation
Lorsque vous recevez le code d’activation, aller dans le menu ? – Enregistrement – Code d’activation ; copier le code dans la zone et Valider. Vous devez avoir le message « Votre logiciel Val Compta est correctement activé ».
Règlement
Vous pouvez régler en ligne par Carte Bleue (Paypal) ou bien par chèque.
Pour régler en ligne, rendez-vous sur la page suivante : http://www.valcompta.net/paypal.php
Pour payer par chèque, imprimer et compléter le bon de commande (lien ci-dessus ou document à la fin de cette documentation) à retourner avec votre règlement à :
Androsoft / Val Compta
21, rue de l’Yvette
78460 CHEVREUSE
Attention !!! Un code d’activation vous autorise à utiliser le logiciel Val Compta sur un seul ordinateur, si vous envisagez de l’utiliser sur votre PC de bureau et un portable, vous aurez besoin de deux codes.
Attention !!! Une sauvegarde va toujours remplacer et écraser les données, il n’y a aucun traitement pour fusionner ou regrouper le travail réalisé sur deux postes distincts et il ne faut jamais « travailler en même temps » sur deux postes. Autrement dit Valcompta est un logiciel monoposte et il n’existe pas de version réseau.
Est-il possible de gérer plusieurs résidences ?
Depuis la version 3, le code d’activation tient compte du répertoire d’installation et il faut donc disposer d’autant de licences que de résidences à gérer et installer (ou copier) Val Compta 3 dans des répertoires distincts.
Est-ce que j’ai besoin d’une connexion Internet pour utiliser Val Compta ?
Pas du tout ; si vous avez une connexion, la procédure d’enregistrement et la récupération des codes d’activation sera plus simple et rapide mais autrement il vous suffit de remplir et de retourner par courrier le bon de commande avec les « Product ID » à enregistrer et votre règlement et vous recevrez vos codes d’activation également par courrier et vous pourrez aller les saisir dans le logiciel pour l’activer.
Comment connaître la situation actuelle des comptes et le résultat provisoire ???
En allant dans l’écran des budgets, la colonne Réalisé pour l’année en cours vous montre le solde de tous les comptes de charges (6) avec le résultat dans la ligne « Somme » en bas du tableau. Il est possible aussi de visualiser et d’imprimer la situation par copropriétaire dans le menu Autres traitements – Détail répartitions.
Il est possible aussi d’éditer l’annexe 2 mais l’exercice à consulter doit correspondre à N dans le paramétrage (menu Principal – Paramétrage – Dates d’exercices). Vous pouvez enfin éditer une balance avec totaux par classe pour comparer le total de la classe 6 et celui de la classe 7.
Comment connaître le montant global des appels?
Dans la liste des appels (bouton Prépa. Appels) ce montant apparait tout en bas, dans la ligne « Somme » de la colonne Montant.
Comment SUPPRIMER les données ???
Le traitement de Suppression est volontairement « caché » afin d’éviter les fausses manœuvres et considérant qu’il vaut (souvent) mieux avoir des données inutiles que de perdre des informations.
Il est cependant possible de tout supprimer (copropriétaires, comptes, journaux, dans le menu Principal – Consultations et Exports) ; pour chaque fichier se trouve un bouton « supprimer » en bas à gauche.
Note : on ne peut pas supprimer un compte de copropriétaire (450xxx) sans avoir supprimé le copropriétaire au préalable. On ne peut pas non plus le supprimer s’il est utilisé dans un appel, un budget ou une écriture…
Le programme ne démarre pas tout de suite, il faut attendre près de 10 secondes.
Au démarrage le logiciel se connecte au site www.valcomta.net pour tester la disponibilité d’une nouvelle version mais si, pour une raison ou une autre, le site n’est pas disponible, un délai se manifeste avant l’ouverture…
La liste des lots dans la feuille de présence est vide ou incorrecte.
Il faut vérifier dans l’écran Paramètres que la clé pour les charges générales est bien renseignée et éventuellement faire la mise à jour (bouton à droite).
Pourquoi un écart de 1 centime dans mon rapprochement bancaire (ou bordereau) ?
Les calculs de répartitions entraînent très souvent des problèmes d'arrondis ou des reliquats. Dans Val Compta, jusqu’à la version 3.3, tous les montants étaient affichés avec 2 décimales mais les fichiers mémorisent une valeur avec 6 décimales. On peut ainsi avoir des petits écarts et des anomalies affichées, par exemple :
Monsieur A 33,33 €
Madame B 33,33 €
Monsieur C 33,33 €
TOTAL 100,00 €
ce qui en toute rigueur est FAUX (le total des sommes affichées devrait être de 99,99 € mais l’ordinateur a traité 33,333333 + 33,333333 + 33,333333 = 99,999999).
La plupart du temps ce n'est pas grave et statistiquement les arrondis se neutralisent mais dans certains cas le bordereau ou le rapprochement sont faux (écart de 1 centime).
Pour corriger rétroactivement : une option "afficher les décimales" dans l'écran Consultation - Export permet d'afficher et le cas échéant de modifier les montants (bouton « Arrondir »). Il faut ensuite contrôler les journaux et si nécessaire équilibrer le reliquat.
Pour ne plus avoir ces arrondis : activer l’option « génération automatique du reliquat sur le compte 470 » dans le paramétrage.
Champs du fichier des copropriétaires utilisables dans les documents modèles
Dans les modèles
Modèle WORD Modèles Val Compta
#Libelle_appel# [%RUB_LibelleAppel%] libellé de l’appel (saisi en haut de l’écran) ou du décompte
#DATE_APPEL# [%RUB_DateAppel%] date de l’appel / décompte
#DATE_JOUR# [%RUB_DateJour%] date du jour
#NOM_RESIDENCE# [%RUB_NomResidence%] Nom et adresse de la résidence
#ADR_RESIDENCE# [%RUB_Adr1Residence%] (voir menu Principal – Paramètres)
#ADR2_RESIDENCE# [%RUB_Adr2Residence%]
#CP_RESIDENCE# [%RUB_CPResidence%] code postal
#VILLE_RESIDENCE# [%RUB_VilleResidence%] ville
#NOM_SYNDIC# [%RUB_NomSyndic%] Nom et adresse du syndic
#ADR_ SYNDIC # [%RUB_Adr1Syndic%] (voir menu Principal – Paramètres)
#ADR2_ SYNDIC# [%RUB_Adr2Syndic%]
#CP_SYNDIC # [%RUB_CPSyndic%] code postal
#VILLE_SYNDIC # [%RUB_VilleSyndic%] ville
#TEL_SYNDIC # [%RUB_TelSyndic%] téléphone
#PORT_SYNDIC # [%RUB_PortSyndic%] portable
#MAIL_SYNDIC # [%RUB_MailSyndic%] adresse mail
#NumCompte# [%RUB_NumCompte%] Numéro de compte Texte 6
#Titre# [%RUB_Titre%] Titre Texte 20
#Nom# [%RUB_Nom%] Nom Texte 30
#Adresse# [%RUB_Adresse%] Adresse (lot) Texte 50
#Adresse2# [%RUB_Adresse2%] Adresse 2 (lot) Texte 30
#CodePostal# [%RUB_CodePostal%] Code postal (lot) Texte 5
#Ville# [%RUB_Ville%] Ville (lot) Texte 25
#Pays# [%RUB_Pays%] Pays (lot) Texte 50
#Date_ent# [%RUB_Date_ent%] Date entrée Date 8
#Date_sor# [%RUB_Date_sor%] Date sortie Date 8
#Banque# [%RUB_Banque%] Banque Texte 30
#Telephone# [%RUB_Telephone%] Téléphone Texte 15
#Portable# [%RUB_Portable%] Portable Texte 15
#Mail# [%RUB_Mail%] Mail Texte 50
#Debit# [%RUB_Debit%] Debit Monétaire 10
#Credit# [%RUB_Credit%] Credit Monétaire 10
#EAdresse# [%RUB_EAdresse%] Adresse envoi Texte 50
#EAdresse2# [%RUB_EAdresse2%] Adresse2 envoi Texte 50
#ECodePostal# [%RUB_ECodePostal%] Code Postal envoi Texte 5
#EVille# [%RUB_EVille%] Ville envoi Texte 25
#EPays# [%RUB_EPays%] Pays envoi Texte 50
#Ordre# [%RUB_Ordre%] Numéro d’ordre Entier
#CosynTitre# [%RUB_CosynTitre%] Titre du membre CS Texte 20
#CosynDeb# [%RUB_CosynDeb%] Début mandat CS Date 8
#CosynFin# [%RUB_CosynFin%] Fin mandat CS Date 8
#CosynFonc# [%RUB_CosynFonc%] Fonction au CS Texte 20
#Tantiemes# [%RUB_Tantiemes%] Tantièmes Numérique 4
#TOTAL_TANTIEMES# [%RUB_TOTAL_TANTIEMES%] Total tantièmes (clé princ.) Numérique 4
#NumLot# Lot Numérique 2
#NomLot# Description lot Texte 20
#LISTE_LOTS# insère un document intermédiaire du répertoire Tmp avec la liste des lots
#APPELS_PAR_CLE# insère un document intermédiaire du répertoire Tmp avec la liste des appels par clé
#RELEVE # insère un document intermédiaire du répertoire Tmp avec la liste des écritures de l’année
Les autres champs qui peuvent être utilisés dans ce document (champ calculés) :
#SOLDE# [%RUB_SOLDE%] le solde de chaque copropriétaire en fonction des appels
et règlements enregistrés.
#MONTANT# [%RUB_APPEL%] le montant proratisé de l’appel en cours
(colonne Montant appel).
#APAYER# [%RUB_APAYER%] le montant à payer = solde + montant de l’appel
(colonne Montant à payer).
#TOTAL_FONDS# [%RUB_TOTAL_FONDS%] le montant global du fonds de roulement renseigné dans
l’écran Paramètres.
#FONDS# [%RUB_FONDS%] le montant proratisé du fonds de roulement pour chaque
copropriétaire.
Voir aussi la liste des champs du fichier Fournisseurs, utilisables uniquement pour les documents ; courriers, devis, OS générés depuis les fiches copropriétaires et fournisseurs.
Ce mémento rappelle les principales opérations comptables avec le détail des écritures (journal, comptes concernés, débit ou crédit…).
Ecritures générées automatiquement par Val Compta
Les écritures suivantes dépendent du paramétrage et découlent des opérations comme les appels, la saisie des encaissements ou des factures. Il est cependant utile de les comprendre, on les retrouve dans l’écran de saisie et il peut parfois être nécessaire de les modifier.
Appels de fonds
L’appel de fonds constate un produit sur le compte 701 (crédit) et la dette des copropriétaires envers le syndicat (débit). Différentes options permettent de contrôler les écritures et leur ventilation : voir les autres exemples selon le paramétrage en pages 9 et 10.
Date Compte Jour. Intitulé Débit Crédit
01/01/11 102000 PROVISIONS POUR TRAVAUX DECIDES OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/2011 500,00 €
01/01/11 701000 PROVISIONS SUR OPERATIONS COURANTES OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/2011 1 000,00 €
01/01/11 702xxx PROVISIONS SUR TRAVAUX DE … OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/2011 350,00 €
01/01/11 450001 DUPONT OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/2011 - DUPONT 640,00 €
01/01/11 450003 DURAND OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/2011 - DURAND 775,00 €
01/01/11 450002 MARTIN OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/2011 - MARTIN 435,00 €
Encaissements
L’encaissement se fait dans la fiche du copropriétaire, pour la globalité de son solde ou pour une opération (clic sur la ligne). Il consiste à créditer le copropriétaire pour débiter la banque :
Date Compte Jour. Intitulé Débit Crédit
13/08/11 450002 RAVIER BQ Règlement reçu RAVIER - LA BANQUE POSTALE 730,46 €
13/08/11 512000 COMPTE COURANT CCM BQ Règlement reçu RAVIER - LA BANQUE POSTALE 730,46 €
Factures
Dans une comptabilité en partie double, l’enregistrement d’une facture se fait en deux temps. A la réception de la facture on constate la charge sur le compte de la classe 6 (débit) et la dette du syndicat envers son fournisseur sur un compte 401 (crédit), dans le journal des Achats. Lorsque la facture est payée, on va solder le compte du fournisseur (débit) par le crédit de la banque dans le journal de Banque.
Date Compte Jour. Intitulé Débit Crédit
13/08/11 401ORA ORANGE TELEPHONE AC Facture téléphone 55,00 €
13/08/11 621300 FRAIS POSTAUX 001 AC Facture téléphone 55,00 €
15/08/11 401ORA ORANGE TELEPHONE BQ REGLEMENT Facture téléphone 55,00 €
15/08/11 512000 COMPTE COURANT CCM BQ REGLEMENT Facture téléphone 55,00 €
Clôture et répartition
De manière plus exceptionnelle, au moment de l’approbation des comptes par l’Assemblée, le traitement de clôture avec répartition va générer 4 types d’écritures ;
- le remboursement des provisions au crédit des copropriétaires ;
- la quote-part dans les dépenses réelles au débit ;
- les soldes pour tous les comptes des classes 6 et 7 ;
- des « à nouveaux » qui reprennent le solde pour les comptes de la classe 1 à 5 (dont les copropriétaires).
Les trois premiers viennent clore l’exercice en déterminant l’excédent ou l’insuffisance ET en le répartissant sur les copropriétaires.
En reprenant les exemples des pages 54 à 56 :
Date Compte Jour. Intitulé Débit Crédit
31/12/10 450001 FRANCILLON OD 31 QUOTE-PART DEPENSES DU 01/01/11 AU 31/12/11 496,35 €
31/12/10 450002 RAVIER OD 31 QUOTE-PART DEPENSES DU 01/01/11 AU 31/12/11 496,35 €
31/12/10 450003 FAUVEL OD 31 QUOTE-PART DEPENSES DU 01/01/11 AU 31/12/11 430,52 €
31/12/10 450004 LAPORTE OD 31 QUOTE-PART DEPENSES DU 01/01/11 AU 31/12/11 638,02 €
31/12/10 450005 SCHALCK OD 31 QUOTE-PART DEPENSES DU 01/01/11 AU 31/12/11 608,86 €
31/12/10 450001 FRANCILLON OD 31 REMB. PROVISIONS DU 01/01/11 AU 31/12/11 630,44 €
31/12/10 450002 RAVIER OD 31 REMB. PROVISIONS DU 01/01/11 AU 31/12/11 630,44 €
31/12/10 450003 FAUVEL OD 31 REMB. PROVISIONS DU 01/01/11 AU 31/12/11 560,00 €
31/12/10 450004 LAPORTE OD 31 REMB. PROVISIONS DU 01/01/11 AU 31/12/11 760,00 €
31/12/10 450005 SCHALCK OD 31 REMB. PROVISIONS DU 01/01/11 AU 31/12/11 719,11 €
31/12/10 601000 EAU OD 31 SOLDE 2011 505,10 €
31/12/10 602000 ELECTRICITE / EDF OD 31 SOLDE 2011 485,00 €
31/12/10 603000 CHAUFFAGE, ENERGIE ET COMBUSTIBLES OD 31 SOLDE 2011 1 030,00 €
31/12/10 616000 PRIMES D'ASSURANCES OD 31 SOLDE 2011 650,00 €
31/12/10 701000 PROVISIONS SUR OPERATIONS COUR. OD 31 SOLDE 2011 3 300,00 €
Date Compte Jour. Intitulé Débit Crédit
01/01/11 401000 FOURNISSEURS DIVERS OD 1 A NOUVEAU 650,00 €
01/01/11 450001 FRANCILLON OD 1 A NOUVEAU 144,10 €
01/01/11 450002 RAVIER OD 1 A NOUVEAU 134,10 €
01/01/11 450003 FAUVEL OD 1 A NOUVEAU 129,48 €
01/01/11 450004 LAPORTE OD 1 A NOUVEAU 121,98 €
01/01/11 450005 SCHALCK OD 1 A NOUVEAU 110,25 €
01/01/11 512000 COMPTE COURANT OD 1 A NOUVEAU 1 289,90 €
Ecritures à saisir directement
Certaines opérations comptables doivent être saisies directement en choisissant les numéros de compte. Les exemples ci-dessous vont aideront pour gérer certains événements mais ce manuel ne prétend pas non plus être un guide comptable, les exemples données doivent être compris et adapté à votre situation et besoins.
Petites copropriétés
Il est possible de ne pas tenir une comptabilité d’engagement et d’ignorer ainsi les comptes fournisseurs et de passer l’écriture au moment du règlement directement entre le compte de charge et la banque :
30/09/11 601 EAU AC FACTURE D’EAU 2011 1 000,00 €
30/09/11 512 COMPTE COURANT AC FACTURE D’EAU 2011 1 000,00 €
Factures non parvenues
En fin d’exercice, lorsque certaines dépenses sont certaines et que le montant est déterminé, il faut constater ces charges en utilisant le compte 408 – Factures non parvenues (voir aussi l’exemple avec le compteur d’eau).
Date Compte Jour. Intitulé Débit Crédit
13/08/11 408000 FACTURES NON PARVENUES AC Facture téléphone 55,00 €
13/08/11 621300 FRAIS POSTAUX 001 AC Facture téléphone 55,00 €
Salaires
Le calcul et la gestion des payes demandent en général des compétences et un logiciel spécifique mais voici à quoi ressemblent les écritures de paye dans une comptabilité :
Date Compte Jour. Intitulé Débit Crédit
30/09/11 421000 REMUNERATIONS DUES OD SALAIRE MME HAGARDIEN 1 400,00 €
30/09/11 431000 SECURITE SOCIALE OD SALAIRE MME HAGARDIEN 800,00 €
30/09/11 432000 AUTRES ORGANISMES SOCIAUX OD SALAIRE MME HAGARDIEN 225,00 €
30/09/11 442000 ETAT - IMPOTS ET VERSEMENTS ASSIMILES OD SALAIRE MME HAGARDIEN 50,00 €
30/09/11 641000 SALAIRES 001 OD SALAIRE MME HAGARDIEN 1 800,00 €
30/09/11 642000 CHARGES SOCIALES ET ORGANISMES SOCIAUX 001 OD SALAIRE MME HAGARDIEN 600,00 €
30/09/11 643000 TAXE SUR LES SALAIRES 001 OD SALAIRE MME HAGARDIEN 50,00 €
30/09/11 644000 AUTRES (MED. DU TRAVAIL, MUTUELLES, ETC.) 001 OD SALAIRE MME HAGARDIEN 25,00 €
Produits divers
Il s’agit de ressources inhabituelles telles qu’une indemnité d’assurance, un produit financier…
Date Compte Jour. Intitulé Débit Crédit
01/09/11 401000 FOURNISSEURS DIVERS OD Remboursement sinistre XXX 970,00 €
01/09/11 713000 INDEMNITE ASSURANCE 001 OD Remboursement sinistre XXX 970,00 €
Produits divers / copropriétaires
Frais de relance ou privatifs selon contrat de syndic… On constate la dette dans un premier temps puis elle est réglée…
Date Compte Jour. Intitulé Débit Crédit
01/09/11 450000 FRANCILLON OD Frais de relance RAR 10,00 €
01/09/11 714000 PRODUITS DIVERS 001 OD Frais de relance RAR 10,00 €
15/09/11 450000 FRANCILLON BQ Règlement frais de relance RAR 10,00 €
15/09/11 714000 PRODUITS DIVERS BQ Règlement frais de relance RAR 10,00 €
Subvention
L’octroi d’une subvention par un tiers (collectivité le plus souvent), puis son règlement et enfin son affectation peut là encore être décomposée en plusieurs étapes :
Date Compte Jour. Intitulé Débit Crédit
01/10/11 441000 ETAT – Service du patrimoine OD Subvention pour travaux XXX 3 000,00 €
01/10/11 131000 SUBVENTIONS OD Subvention pour travaux XXX 3 000,00 €
15/11/11 441000 ETAT – Service du patrimoine BQ Règlement de la subvention 3 000,00 €
15/11/11 512000 BANQUE BQ Règlement de la subvention 3 000,00 €
20/12/11 131000 SUBVENTIONS OD Affectation aux travaux XXX réalisés 3 000,00 €
20/12/11 702XXX TRAVAUX SAUVEGARDE MONUMENT OD Affectation aux travaux XXX réalisés 3 000,00 €
Affectation avance travaux
L’année où les travaux sont terminés, un fonds constitué est soldé au profit du compte de provisions qui va donc ressortir dans les annexes 2 et 4.
31/12/11 103RAV SOLDE EN ATTENTE - RAVALEMENT GLOBAL OD Affectation avance travaux 1 900,00 €
31/12/11 702RAV RAVALEMENT GLOBAL 001 OD Affectation avance travaux 1 900,00 €
Travaux non terminés
Lorsque dans l’exercice des appels pour travaux ont été réalisés (compte 702) mais que ces derniers n’ont pas été achevés (et ne figurent donc pas dans l’Annexe 4), la consigne est de solder les comptes 671 et 702 au profit du compte 120
31/12/11 120RAV SOLDE EN ATTENTE - RAVALEMENT GLOBAL OD Travaux non terminés 1 900,00 €
31/12/11 671RAV RAVALEMENT GLOBAL 001 OD Travaux non terminés 1 900,00 €
31/12/11 120RAV SOLDE EN ATTENTE - RAVALEMENT GLOBAL OD Travaux non terminés 2 000,00 € 31/12/11 702RAV RAVALEMENT GLOBAL 001 OD Travaux non terminés 2 000,00 €