Val Compta est un logiciel pour Windows destiné à la gestion comptable et financière des résidences et copropriétés. Initialement conçu pour des bénévoles qui n’ont pas forcément de compétences comptables mais qui souhaitent néanmoins respecter les règles de la partie double, le plan comptable des copropriétés et gérer de manière stricte et rigoureuse leur association ou copropriété, il peut également être utilisé par de petits syndics professionnels.

Val Compta permet également de préparer, de calculer et d’éditer simplement et rapidement les appels de charges soit avec Word (sans devoir maitriser les fusions et le publipostage) soit avec des états intégrés et paramétrables, de saisir et de suivre les encaissements et les remises en banque ou encore de saisir les factures fournisseur de manière intuitive et rapide.

La version Expert de Val Compta propose une gestion complète pour la plupart des copropriétés, quelque soit le nombre de lots ou de copropriétaires. En fin d’année, les budgets peuvent être élaborés à partir du réalisé de l’année en cours et des budgets antérieurs. Les éditions (Annexes) à présenter en Assemblée Générale ainsi qu’une feuille de présence pour son organisation peuvent être imprimées.

Avec la version 3.3, il est également possible de gérer les fournisseurs, de générer des documents (courrier, devis, OS) et quelques graphiques.

Note : ce petit signe jaune dans la marge indique dans cette documentation les nouveautés de la mise à jour 3.3…

Un module de gestion et de tenue des Assemblée Générale est disponible. C’est un produit distinct et complémentaire qui récupère les données de Val Compta (liste des copropriétaires, dates d’exercices, totaux du budget et du réalisé…) afin de préparer la convocation, suivre le déroulement de l’Assemblée (émargement, calcul des votes) et bien sûr générer le procès-verbal. Plus d’informations sur le site : valcompta.net

Par ailleurs, l’outil de développement (Windev) propose de nombreuses fonctionnalités automatiques :

· Exportation de toutes les listes et éditions vers Word, Excel, HTML ou PDF …

· Possibilité d’annoter les aperçus et les états, de les exporter ou de les envoyer par mail…

· Personnalisation des états avec l’utilitaire Etats et Requêtes (gratuit mais à télécharger séparément).

Valcompta vise bien sûr à respecter la réglementation et les lois en vigueur relatives au régime de la copropriété mais il appartient à chaque responsable ou syndic bénévole de connaître la loi et les obligations de sa structure (ASL, petite copropriété – moins de 10 lots et budget < 15.000 € ou copropriété classique).

Vous pouvez prendre connaissance de quelques textes essentiels de la copropriété en France, intégrés au logiciel au format des fichiers d’aide ou de fichiers PDF dans le menu ? – Réglementation :

· Loi du 10 juillet 1965 ;

· Décret du 17 mars 1967 ;

· Décret du 14 mars 2005 ;

· Arrêté du 14 mars 2005 ;

· Et enfin un guide comptable édité par le ministère et qui date de juin 2007 mais qui reste d’actualité.

Attention, comme il est techniquement possible de modifier ou de supprimer des écritures, seules les éditions papier présentent toutes les garanties en matière d’intangibilité des opérations.

Résumé des principales étapes de l’utilisation

· Base exemple Dechaville pour faire des essais, évaluer et prendre en main ;

· Mise en place :

o Activation et suppression de la base exemple ;

o Paramétrage initial : nom, adresses, périodes et options diverses ;

o Importation des copropriétaires + lots + tantièmes depuis un fichier Excel (ou création directe) ;

o Importation ou saisie de la balance initiale (reprise des soldes) (optionnel) ;

o Importation des écritures (optionnel) ;

o Création des autres fichiers ; autres lots, clés, tantièmes ;

o Création des compteurs et travaux (+ appels) éventuels ;

o Préparation du budget et génération des appels (depuis budget ou direct) ;

Dans le paramétrage se trouvent également les modèles pour les principales éditions.

Il faut créer les copropriétaires avant les lots. Il faut créer les lots et les clés avant de pouvoir renseigner les tantièmes.

· Au quotidien ou en cours d’année

o Calcul et édition des appels de charges et génération des écritures comptables ;

o Saisie rapide des règlements reçus (appels), remise en banque avec bordereau ;

o Saisie assistée des factures et de leur paiement ;

o Saisie comptable pour les OD et opérations exceptionnelles ;

o Consulter à tout moment la situation financière ou le résultat provisoire ;

o Outils de consultation, rapprochement bancaire, recherche, calcul de répartition…

La saisie des règlements se fait en 2 clics depuis la fiche du copropriétaire.

Le résultat provisoire se trouve dans l’écran « Réalisés et budgets ».

· En fin d’année

o Clôture des comptes et calcul de la répartition ;

o Editions comptables ; journaux, grand livre, balance et Annexes 1 à 5 ;

o Edition des fiches complètes (liste lots, tantièmes, quotes-parts dans les dépenses, provisions…) ;

o Préparation des budgets, comparatif avec le réalisé, pour les années N, N+1 et N+2 ;

o Edition de la feuille de présence pour AG.

o Edition des décomptes et traitement de clôture annuelle (calcul du résultat, des soldes, génération des A Nouveaux) et répartition (remboursement provision / quote-part des dépenses) ;

· Sauvegarde et restauration de la base à tout moment.

Vous ne ferez jamais trop de sauvegardes !!! Pensez aussi à conserver régulièrement une ou des versions ailleurs (copie sur clé USB, envoi par mail…) en cas de sinistre ou de vol…

La sauvegarde normale concerne les fichiers de données et les modèles.

La sauvegarde complète va également prendre tous les documents et fichiers PDFs générés.

Base exemple et mise en place

Le logiciel est installé avec une résidence fictive : la résidence Dechaville. Elle est composée de 10 copropriétaires avec 15 lots et 7 clés de répartition… Cette base de démonstration contient des écritures comptables, des appels de charges, des budgets, des travaux ou encore des compteurs. On y trouve des écritures sur les exercices 2010, 2011 et 2012 avec une clôture faite sur 2010 (cf. écritures du journal d’OD au 31/12/2010 et au 01/01/2011) mais pas encore pour 2011 ; il est donc possible de réaliser le traitement de clôture et d’éditer les documents associés (annexes). Il ne faut pas hésiter à faire des essais, saisir des encaissements, des factures, utiliser l’écran de saisie directe, faire des éditions, des appels, etc. pour voir si Val Compta correspond ou pas à vos besoins avant d’acheter une licence définitive et de créer votre propre dossier (le menu supprimer Démo devient actif avec une licence et un code d’activation).

La première étape après l’activation consiste à supprimer la démo dans le menu principal !!!

En supprimant la démo, tous les fichiers de la base « Dechaville » sont remis à zéro et vous retrouvez le plan comptable officiel, les trois journaux de base (Achats / Banque et OD) et une clé (001 – Charges générales diverses).

Il est évidemment possible d’utiliser ce menu plus tard si vous avez besoin de remettre à zéro l’ensemble de votre dossier, par précaution une sauvegarde est systématiquement réalisée avant.

Généralités sur les écrans, les listes (tables) et les aperçus

La plupart des écrans peuvent être redimensionnés avec la poignée située en bas à droite : le pointeur de la souris prend l’apparence d’une double flèche en diagonale et il suffit de cliquer et déplacer. On peut aussi agrandir la hauteur ou la largeur (même principe, le pointeur devient une double-flèche horizontale ou verticale qu’il suffit de déplacer).

Dans toutes les listes du logiciel, vous disposez d’un certain nombre de fonctionnalités automatiques :

· Une petite loupe indique que vous pouvez cliquer et rechercher sur la zone (sur le N° ou nom ici) ;

· En faisant clic à droite sur cette loupe, vous pouvez également filtrer :

· Toutes les colonnes peuvent être déplacées, redimensionnées ou masquées (option Sélectionner les colonnes sur clic à droite) ;

· Toutes les colonnes avec ce petit symbole peuvent être triées en cliquant sur le titre :

· On peut également fixer une colonne en cliquant sur la partie gauche du titre (un petit verrou apparaît) ;

· Enfin le clic-droit dans la liste fait apparaître le menu suivant :

En version d’évaluation ce menu contextuel est absent de certains écrans.

Informations générales et écran principal

L’écran par défaut de la version 3.3 est plus large et mieux adapté à la plupart des écrans actuels. Cependant si vous utilisez encore un affichage de type 800 x 600 pixels il est possible de retrouver l’ancien format dans le menu Principal – Paramètres, onglet Informations, cocher « Résolution écran de 800 * 600 » en bas à gauche.

Les boutons

Lorsque vous lancez le programme vous disposez de deux lignes de boutons pour un accès rapide aux principaux traitements du logiciel :

Copropriétaires liste et mises à jour des fiches et saisie des encaissements reçus ;

Fournisseurs liste et mises à jour des fiches fournisseur avec saisie des règlements ;

Comptes gestion des comptes et consultation des écritures d'un compte en particulier ;

Factures saisie rapide des factures reçues et/ou de leur règlement ;

Appels de charges édition des appels ;

Réalisés et Budgets saisie et édition des budgets et consultation du réalisé ;

Editions toutes les autres éditions (journaux, grand livre, balance, annexes ou bordereau…) ;

Lots gestion des lots, création, mise à jour, édition ;

Clés gestion des clés de répartition ;

Tantièmes affichage et saisie des tantièmes par clé ET par lot ;

Saisie saisie directe ou consultation des écritures comptables ;

Travaux gestion des travaux (création avec appels, mises à jour et consultations) ;

Compteurs gestion des compteurs (création, saisie des relevés, mises à jour des clés) ;

Prépa. Appels gestion des appels (création, modification…) ;

Graphiques exploitation graphique de quelques données (budgets / réalisés / solde des comptes) ;

Quitter sortir du programme.

Vous pouvez également utiliser le menu, bien que la plupart des choix correspondent aux boutons on y trouve également quelques traitements plus rares mais cependant utiles, détaillés ci-dessous :

Les menus

Le détail des menus déroulés est présenté à la page suivante, le détail des traitements ou des écrans auxquels ils renvoient est évidemment détaillé tout au long de cette documentation.

Dans le menu Principal :

Paramètres très important lors de la mise en place pour définir dates et options générales, les modèles pour les
appels et les relances...

Sauvegarde normale sauvegarde des principaux fichiers de données.

Sauvegarde complète sauvegarde de tous les fichiers (avec les fichiers des dossiers « Documents » et « PDF »).

Restauration récupération d’une sauvegarde

Clôture annuelle opération à faire chaque année pour faire le lien entre deux exercices et calculer la répartition.
Supprimer Démo pour démarrer votre propre dossier et effacer les données de démo.

Importation initiale

Copropriétaires pour récupérer les copropriétaires depuis un fichier Excel.

Balance pour saisir ou importer depuis un fichier Excel les soldes de reprise.

Ecritures pour récupérer le détail de vos écritures comptables depuis un fichier Excel.

Consultation et exports pour voir et exporter toutes les données brutes, éventuellement modifier ou supprimer les données.
Quitter… sortir de Val Compta.

Dans le menu Fichiers ; on retrouve les différents fichiers et les mêmes écrans qu’avec les boutons.

Dans le menu Comptes ; accès direct aux traitements de consultation ou de rapprochement bancaire (que l’on
retrouver dans la liste des comptes).

Dans le menu Appels ; même chose que les deux boutons « Prépa. Appels » et « Appels de charges ».

Dans le menu Saisie ; même chose que les deux boutons « Saisie » et « Factures ».

Dans le menu Autres traitements :

Budgets et réalisés même chose que bouton / saisie et édition du budget et consultation du réalisé

Détail répartitions tableau des quotes-parts dans le budget ou le réalisé pour chaque copropriétaire

Graphiques même chose que le bouton ; graphiques sur budgets, réalisés, soldes

Recherche et répartition écran de recherche d’écriture et de calcul de répartition pour imprimer ou générer écritures.

Clôture annuelle traitement de fin d’année (menu en double pour compatibilité)

Consultation et exports consultation et exports de tous les fichiers (menu en double pour compatibilité)

Dans le menu Editions ; même chose que le bouton, écran pour les impressions.

Dans le menu ?

Mise à jour des données traitement de mise à jour en cas de problèmes (restauration version ancienne)

Réindexation traitement de réorganisation des fichiers.

Ces deux traitements sont exceptionnels et doivent être utilisés en cas d’anomalie (plantage) ou sur le conseil du support technique.

Dossier d’installation ouvre le répertoire d’installation dans l’explorateur de Windows.

Réglementation accès à deux fichiers d’aide (loi 1965 et décret 1967) et au guide comptable PDF.

Enregistrement écrans pour créer son compte client et renseigner le code d’activation.

Mais à quoi servent ces menus qui font la même chose que les boutons ??

Il y a un cas où ils deviennent bien utiles, c'est lorsque vous n'avez pas de souris, on peut alors utiliser la touche Alt (à gauche de la barre d'espace) en même temps que la lettre soulignée puis les flèches et accéder ainsi à l'ensemble des écrans et traitements. La touche « Tabulation » sert alors pour se déplacer et la touche « Entrée » ou « Espace » pour valider.

Paramétrage initial

Le paramétrage doit impérativement être fait avant de démarrer la saisie et le travail sur le dossier.

En plus du nom et des périodes, il va définir le nombre d’appels par an, le fonds de roulement, les comptes bancaires pour les encaissements et les règlements… et un certain nombre d’options.

Informations

Le premier volet contient les informations sur la résidence et son adresse.

Nom résidence / copro. : nom utilisé pour l’enregistrement et qui est édité en haut des différents états, il peut cependant être vide ou modifié à tout moment. Les dix premiers caractères (sans espaces) sont utilisés pour les fichiers de sauvegarde (nom court).

Adresse : on peut utiliser ces données dans les éditions notamment avec des champs spéciaux (#NOM_RESIDENCE#, #VILLE_RESIDENCE# dans le modèle Word ou bien [%RUB_NomResidence%] dans l’édition intégrée ; voir Edition des appels – Devis et OS). Si vous avez une seule copropriété, c’est tout aussi simple de mettre directement le nom et l’adresse, les champs spéciaux servent surtout à réutiliser un modèle.

Le choix de l’option « Copropriété / loi 10 juillet » ou « ASL / statuts » définit la nature et le régime de la copropriété mais n’a aucune incidence sur le fonctionnement du programme de comptabilité (elle est destinée au module de gestion des Assemblées Générales).

Informations sur le syndic : vous pouvez renseigner ici le nom et les coordonnées du syndic d’afin de réutiliser automatiquement ces données dans les modèles pour les courriers, devis ou OS (#NOM_SYNDIC# dans Word ou bien [%RUB_NomSyndic%] dans les modèles / cf. liste des champs à la fin de la documentation).

Informations compte pour le bordereau : vous pouvez saisir ici un texte de quelques lignes qui sera édité à la fin du bordereau de remise en banque (menu Editions – Bordereau), en général c’est les références et le numéro du compte. Ces informations sont stockées dans un fichier texte avec mise en forme dans le répertoire Modeles du programme (compte.rtf).

Résolution écran de 800 * 600 : détermine la taille et le nombre de boutons visibles (cf. ci-dessus « Ecran et mise en place »).

Dates d’exercices et options

Travailler sur l’exercice : les principaux fichiers sont communs à tous les exercices (copropriétaires, comptes, budgets et journaux) mais les écritures sont organisées par année (exercice comptable). Par défaut, on travaille sur l’exercice en cours mais il peut être utile d’aller consulter ou vérifier un détail sur l’année précédente par exemple ou bien de rééditer certains documents (journaux, grand livre…).

Autoriser la saisie en dehors de l’exercice : par défaut, vous ne pouvez que consulter les écritures des exercices N-1, N+1 ou N+2. Cette option permet de saisir et de passer des écritures (règlements des copropriétaires, factures…) sur les exercices passés ou à venir, il n’est pas conseillé de la cocher.

N–1 / N / N+1 et N+2 : le nom et les dates des exercices comptables. Le plus souvent, ces exercices vont du 1^er janvier au 31 décembre mais il est possible, notamment la première année, d’avoir des périodes plus longues. Il faut respecter les contraintes suivantes :

· chaque exercice doit être une année sur 4 caractères ;

· toutes les dates doivent être valides ;

· les dates de fin doivent précéder d’un jour les dates de début de l’exercice suivant.

« Décalage / ancien exercice » et « Décalage / nouvel exercice » : ces boutons permettent de décaler les dates d’exercice, notamment pour ouvrir un nouvel exercice après une clôture ou pour revenir en arrière si on a besoin de consulter ou rééditer des documents.

Pour l’édition de l’annexe 1 / emprunts : en bas à droite de l’Annexe 1 se trouvent les montants hors-comptabilité des engagements financiers de la copropriété (emprunts). Les montants saisis ici seront donc repris dans l’édition.

Gestion de la TVA : c’est dans cet écran qu’on active la gestion de la TVA et les taux pour la saisie assistée des factures (dans l’éventualité d’un changement de taux, il suffira de le modifier ici sans avoir besoin d’une mise à jour). Les principales implication de la gestion de la TVA sont :

· Dans l’écran de saisie, on disposera pour chaque ligne sur un compte de charge (6xx) d’une colonne « Taux TVA » et « Montant TVA » ;

· Dans l’écran de la facture, on disposera d’un sélecteur TVA et du choix entre taux normal, réduit ou aucun ;

· Dans diverses éditions, le montant de la TVA apparaît dans une colonne distincte et/ou dans les totaux.

Génération automatique du reliquat sur 470 : lorsque l’option n’est pas cochée les appels sont calculés avec des montants qui contiennent jusqu’à 6 décimales qui peuvent entrainer des anomalies (écart de un ou deux centimes) dans les bordereaux ou le rapprochement bancaire. Cochez cette option pour avoir des montants arrondis au centime et si nécessaire un reliquat sur le compte 470.

Gestion des charges récupérables : sur le même principe, lorsque l’option est activée on a une colonne « R » pour récupérable dans la saisie, une case à cocher dans la saisie de facture et les montants dans diverses éditions.

Ces options sont rappelées en permanence dans la barre de message en bas de l’écran :

De plus il est tout à fait possible de basculer d’un mode à un autre, à tout moment.

Equilibre automatique : cette option permet d’équilibrer automatiquement un journal en passant le solde (débiteur ou créditeur) sur le compte d’attente 470. Attention !!! La saisie concerne un mois entier et cette écriture est générée au dernier jour du mois afin d’avoir un équilibre global mais pas nécessairement à une date donnée. Il est indispensable de contrôler que ce compte est soldé avant d’éditer les annexes ou de lancer la clôture annuelle…

Liste des fournisseurs avec logos / saisie factures : par défaut, la saisie assistée des factures présente les fournisseurs sous forme graphique et avec leur logo comme ci-dessous, à gauche. Lorsque cette option est décochée on a une liste plus synthétique et plus adaptée quand le nombre de fournisseurs est important. Il est également possible d’agrandir cette partie de l’écran en déplaçant le séparateur.

Liste des fournisseurs dans l’ordre alphabétique : par défaut les fournisseurs sont dans l’ordre du numéro de compte, vous pouvez choisir un tri d’après le nom du compte.

Nombre de colonnes dans la liste simple : si vous avez beaucoup de fournisseurs vous pouvez choisir de 2 à 5 colonnes pour une présentation plus synthétique et éviter d’utiliser les ascenseurs. Vous pouvez cependant utiliser les flèches pour sélectionner un compte non visible, à la fin de la liste.

Comptes et divers

Nombre d’appels / année : vous pouvez choisir ici la fréquence des appels, ce nombre sera ensuite utilisé pour la génération des appels à partir du budget (voir Appels).

Réserve / Avance de trésorerie (Fonds de roulement) : si vous souhaitez faire apparaître dans les appels de charge le prorata d’un fonds, vous pouvez saisir ici sa valeur globale. Il sera ensuite calculé pour chaque copropriétaire le montant proratisé sur la clé principale de ce fonds (voir Outils – Répartition pour des calculs similaires). Ce montant est « extra comptable » et complètement facultatif.

Très important

La génération comptable des appels peut se faire avec différents niveaux de détail. Pour illustrer, chacun option ci-dessous présente les écritures comptables qui résultent de l’appel. Ces exemples reposent sur les trois appels suivant ; le premier pour constituer un fonds sur le compte 102, le second pour les dépenses courantes et le dernier pour des travaux (702).

1. Appels de charges sur LE compte : les appels alimentent un compte unique, en général le compte 701000 - PROVISIONS SUR OPERATIONS COURANTES mais on peut choisir ici un autre compte et pour un montant global.

On ignore donc le compte configuré au niveau de l’appel.

Date Compte Jour. Intitulé Débit Crédit

01/01/11 A0000 450001 DUPONT OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/2011 - DUPONT 640,00 €

01/01/11 A0000 701000 PROVISIONS SUR OPERATIONS COURANTES 001 OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/2011 - DUPONT 640,00 €

01/01/11 A0002 450003 DURAND OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/2011 - DURAND 775,00 €

01/01/11 A0002 701000 PROVISIONS SUR OPERATIONS COURANTES 001 OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/2011 - DURAND 775,00 €

01/01/11 A0001 450002 MARTIN OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/2011 - MARTIN 435,00 €

01/01/11 A0001 701000 PROVISIONS SUR OPERATIONS COURANTES 001 OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/2011 - MARTIN 435,00 €

2. Appels de charges par compte: chaque compte utilisé dans les appels est crédité du montant global.

On ignore donc la clé configurée au niveau de l’appel…

Date Compte Jour. Intitulé Débit Crédit

01/01/11 102000 PROVISIONS POUR TRAVAUX DECIDES OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/2011 500,00 €

01/01/11 701000 PROVISIONS SUR OPERATIONS COURANTES OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/2011 1 000,00 €

01/01/11 702000 PROVISIONS SUR TRAVAUX DE … OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/2011 350,00 €

01/01/11 A0003 450001 DUPONT OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/2011 - DUPONT 640,00 €

01/01/11 A0005 450003 DURAND OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/2011 - DURAND 775,00 €

01/01/11 A0004 450002 MARTIN OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/2011 - MARTIN 435,00 €

Ces deux options ne sont adaptées que pour des ASL avec une unique clé ou si les appels sont tous sur les charges générales…

3. Appels de charges par compte et clé : cette option regroupe par compte et par clé, c’est la meilleure solution lorsqu’on a des appels ventilés par compte et par clé et elle est vivement recommandée.

Date Compte Clé Jour. Intitulé Débit Crédit

01/01/11 A0006 102000 PROVISIONS POUR TRAVAUX DECIDES 001 OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/11 500,00 €

01/01/11 A0006 701000 PROVISIONS SUR OPERATIONS COUR. 001 OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/11 500,00 €

01/01/11 A0006 701000 PROVISIONS SUR OPERATIONS COUR. 002 OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/11 500,00 €

01/01/11 A0006 702000 PROVISIONS SUR TRAVAUX DE … 002 OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/11 350,00 €

01/01/11 A0006 450001 DUPONT OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/11 - DUPONT 640,00 €

01/01/11 A0008 450003 DURAND OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/11 - DURAND 775,00 €

01/01/11 A0007 450002 MARTIN OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/11 - MARTIN 435,00 €

4. Appels de charges détaillés par compte et clé : avec cette option, on aura alors une écriture pour chaque copropriétaire, compte et clé. C’est le niveau de détail le plus grand et qui permet d’avoir la ventilation par copropriétaire (voir le numéro de pièce qui forme le bloc) mais attention au grand nombre d’écritures qui peut alors être généré !!!

Date Compte Clé Jour. Intitulé Débit Crédit

01/01/11 A0006 450001 DUPONT OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/11 - DUPONT 640,00 €

01/01/11 A0006 102000 PROVISIONS POUR TRAVAUX DECIDES 001 OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/11 - DUPONT - 001 155,00 €

01/01/11 A0006 701000 PROVISIONS SUR OPERATIONS COUR. 001 OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/11 - DUPONT - 001 310,00 €

01/01/11 A0006 702000 PROVISIONS SUR TRAVAUX DE … 002 OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/11 - DUPONT - 002 175,00 €

01/01/11 A0008 450003 DURAND OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/11 - DURAND 775,00 €

01/01/11 A0008 102000 PROVISIONS POUR TRAVAUX DECIDES 001 OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/11 - DURAND - 001 200,00 €

01/01/11 A0008 701000 PROVISIONS SUR OPERATIONS COUR. 001 OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/11 - DURAND - 001 400,00 €

01/01/11 A0008 702000 PROVISIONS SUR TRAVAUX DE … 002 OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/11 - DURAND - 002 175,00 €

01/01/11 A0007 450002 MARTIN OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/11 - MARTIN 435,00 €

01/01/11 A0007 102000 PROVISIONS POUR TRAVAUX DECIDES 001 OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/11 - MARTIN - 001 145,00 €

01/01/11 A0007 701000 PROVISIONS SUR OPERATIONS COUR. 001 OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/11 - MARTIN - 001 290,00 €

Au niveau du copropriétaire on constate que le montant est toujours le même et il n’y a pas de sous-compte pour distinguer la nature de son solde débiteur.

Si vous ne savez pas quelle option choisir : sélectionner 3. Appels de charges par compte et clé.

Dernier numéro appel : information facultative pour les écritures comptables des appels de charges, donne un numéro de pièce à chaque mouvement pour faciliter le tri ou le suivi. Si on reprend les exemples ci-dessus, le prochain numéro est alors « 9 » mais on remarque le formatage au niveau des écritures (lettre A comme appel et numéro sur 4 caractères).

Remise des règlements sur le compte : la réception des chèques pour le règlement des charges (dans la fiche du copropriétaire) génère automatiquement les écritures comptables sur le compte de banque (celui sur lequel sera faite la remise) configuré ici (il peut s’agit d’un Livret ou d’un compte courant…).

Paiements fournisseurs avec le compte : de même, les paiements de factures génèrent des écritures sur un compte de banque, en général celui du chéquier utilisé.

Compte limite pour annexe 3 : par défaut l’annexe 3 présente tous les comptes strictement inférieurs à 660 (en cohérence avec l’annexe 2) mais il est parfois plus utile de présenter les comptes 660 (ou plus) dans cette annexe, surtout en l’absence des annexes 4 ou 5.

Choix du compte pour chaque règlement ou facture : si l’option n’est pas cochée, les comptes proposés au dessus seront proposés et utilisés pour les encaissements (remise des règlements) et les paiements fournisseurs. Si elle est cochée il est possible de choisir pour chaque opération quel compte utiliser. Il faut évidemment avoir plusieurs comptes de type banque pour que l’option soit pertinente.

Dernier numéro facture : information facultative pour les écritures comptables des factures de l’écran du même nom, donne un numéro de pièce à chaque mouvement pour faciliter le tri ou le suivi.

Clé pour les charges générales : c’est la clé sur laquelle on va récupérer le nombre de tantièmes principaux associés à chaque copropriétaire et utilisés, par exemple, pour calculer le prorata du fonds de roulement.

Lorsque vous changez cette clé (exceptionnel), un bouton « Mise à jour » permet de recalculer et d’actualiser les fiches des copropriétaires. C'est-à-dire de reprendre les tantièmes de cette clé pour le nombre de tantièmes généraux affichés dans la liste des copropriétaires.

Edition de la fiche Copropriétaire : voir le chapitre sur l’édition de la fiche complète, on paramètre ici le niveau de détail de cette édition. Les intitulés sont assez explicites mais il faut savoir que le relevé des écritures concerne toujours l’exercice en cours (affiché dans le bas de l’écran), de même que les quotes-parts dans le budget, les quotes-parts dans les dépenses et les provisions.

Devise : par défaut tous les écrans et toutes les éditions reprennent le symbole monétaire défini dans les options linguistiques (paramètre régionaux de Windows) mais pour quelques rares traitements (affichage du solde en bas à droite de la saisie, détails des opérations dans l’annexe 5…) il faut indiquer ici la devise utilisée.

Edition des appels et relances

Taille caractères / éditions appel : dans l’édition Word des appels de charge (bouton Lancer la fusion), vous avez une liste des lots et le détail des appels, clé par clé. Cette option permet de varier la taille des caractères de ces deux listes.

Proposer la génération des appels, des relances, des fiches et des décomptes en PDF (un document par copropriétaire) : par défaut, les boutons « Edition Valcompta par clé » et « Edition Valcompta par lot » proposent un aperçu écran de tous les appels. Cet aperçu peut alors être imprimé, exporté, envoyé par mail... Avec cette option, un écran proposera une génération directe des appels sous la forme d’un unique document PDF par copropriétaire dans un sous-répertoire « PDF » du dossier d’installation.

Pour les appels, le nom du document est composé du texte « APPEL_DU_ » suivi de la date, du numéro de compte et du nom du copropriétaire, par exemple : APPEL_DU_01_01_2011_450001_ FRANCILLON.PDF qui se trouvera avec tous les autres fichiers PDF dans le dossier C:\VALCOMPTA3\PDF\01_01_2011\

Pour les décomptes la date est remplacée par l’année ; le document aura comme nom DECOMPTE_2011_450001_FRANCILLON.PDF et le dossier sera C:\VALCOMPTA3\PDF\2011\.

Pour les relances, le nom du document sera « RELANCE_DU_01_01_2011_450001_FRANCILLON.pdf dans le dossier C:\VALCOMPTA3\PDF\Relances.

Si vous répondez « Non » à cet écran, vous obtenez l’aperçu habituel.

Attention, pour des raisons de taille du fichier de sauvegarde, ces documents PDF ne sont sauvegardés que par l’option « Sauvegarde complète ».

Relevé de compte dans l’appel : lorsque coché, chaque appel présente le relevé des écritures de l’exercice. Il peut être tout à la fin ou bien s’intercaler avant le texte du pied (option suivante ; relevé avant pied) et on peut également contrôler l’espacement avant le relevé en pixels.

Espacement avant relevé : comme expliqué en bleu, c’est la distance à la suite du détail de l’appel qui permet également de masquer les lignes de total.

Libellé pour solde créditeur : lorsque le montant de l’appel ajouté au solde antérieur du compte est débiteur, c’est toujours la mention « Montant à payer » qui apparaît sur les appels mais lorsque le compte est créditeur vous pouvez personnaliser ici l’intitulé qui précède le montant.

Voir le chapitre sur l’édition des Appels pour des explications plus complètes.

Lignes impaires en gris clair dans les éditions ; pour faciliter la lecture des listes, une ligne sur deux aura un fond grisé.

Edition des appels

Lorsque vous utilisez l’édition des appels internes (Edition Valcompta) les textes de chapeau (commun aux appels et relances), d’entête et de pied de page peuvent être modifiés et personnalisés. On peut également utiliser certains champs spéciaux de type « champs de fusion », voir Edition des appels. Ces fichiers sont sauvegardés au format RTF dans le dossier « Modeles » avec les noms de chapeau.rtf, entete.rtf et pied.rtf.

Il faut cependant éviter d’utiliser Word pour modifier ces fichiers en dehors du programme, en effet ce dernier ajoute énormément de choses inutiles qui alourdissent le fichier et peuvent même empêcher ensuite les fusions ; modifier ces fichiers par l’écran Paramètres – Edition des appels ou avec un programme tel que « Wordpad ».

Note : les modèles par défaut utilisent des champs spéciaux pour récupérer le nom et l’adresse de la résidence ou du syndic afin d’être immédiatement utilisables mais vous avez tout intérêt à les modifier pour mettre « en dur » ces informations puisque le nom ou l’adresse de votre résidence sont figés… Les champs de fusion ne sont vraiment utiles que pour les données variables (les informations au niveau du copropriétaire qui changent d’une page à l’autre).

Utilisation d’une image signature

Par ailleurs, il est possible d’insérer une image dans le bas de l’édition qui peut servir de « signature » imprimée. Cliquer sur le bouton et sélectionner un fichier image au format gif, png, jpg ou bmp. La taille prévue pour l’édition est de 6 cm de large et 2 cm de hauteur mais l’image est redimensionnée.

Attention, on se contente ici de mémoriser le chemin de cette image ; afin de la conserver dans les sauvegardes il est recommandé de la copier au préalable dans le dossier « Modeles ».

Relances

L’édition des relances (depuis la liste des copropriétaires) fonctionne sur le même principe que l’édition des appels avec quelques options simplifiée : le choix de faire apparaître ou pas le chapeau et la signature ainsi que le relevé qui est toujours en bas de page.

Le texte principal de la relance peut être personnalisé avec les champs de fusion. Il est sauvegardé dans un fichier « relance.rtf » qui se trouve dans le répertoire « Modeles ».

Décomptes

Comme pour les appels, on peut définir une entête et un pied, notez juste qu’on accède aux deux textes sur le côté gauche et que les fichiers correspondant sont « entete_decompte.rtf » et « pied_decompte.rtf » dans le répertoire Modèles.

Importations initiales

Pour démarrer la gestion de votre copropriété, il va falloir alimenter un certain nombre de fichiers. Dans certains cas vous devez tout ressaisir depuis le règlement de copropriété, l’état descriptif de division, la liste des copropriétaires, les documents comptables (papier ou numériques…) mais si vous disposez de certaines données au format Excel il est possible d’utiliser un des 3 traitements d’importation.

Si vous avez des documents numérisés mais bien lisibles il peut être possible de récupérer ces données par reconnaissance de caractères ; n’hésitez pas à nous contacter (info@valcompta.net).

Importation des copropriétaires depuis un fichier Excel

Dans le menu Principal – Importation initiale, ce traitement propose de sélectionner un fichier Excel avec les copropriétaires et les principales données associées. Il se peut que des adaptations et des préparations dans Excel soient nécessaires avant d’utiliser ce traitement, par exemple si vous avez des noms et des prénoms dans deux colonnes, soit vous ne gardez que les noms soit vous fusionnez les deux colonnes (dans Excel pour ce cas précis, vous pouvez utiliser la formule suivante "=CONCATENER(A1 ;B1)").

Comme rappelé dans l’écran, les étapes de ce processus d’importation initial sont :

· sélectionner le fichier Excel qui contient les copropriétaires ;

· si la première ligne contient des entêtes (le nom des colonnes), cocher l’option en haut à gauche ;

· pour chaque type de donnée sur la partie gauche, dérouler la liste et sélectionner le nom de la colonne ou bien sa lettre (Colonne A, B…) ;

· utiliser l’aperçu à droite pour vérifier vos associations…

· lancer alors l’importation avec le bouton du même nom…

Si le fichier contient un numéro, les tantièmes ou un nom pour le lot principal (Appartement…) vous pouvez les associer ; les lots seront également créés dans le fichier des lots, éventuellement avec le même nom pour tous les lots si la colonne n’est pas dans le fichier (saisir alors ce nom dans la zone de droite) et les tantièmes seront également créés dans le fichier des tantièmes sur la clé par défaut (001). Attention, vous devez avoir un numéro de lot sur chaque ligne du fichier !

Voilà, votre fichier de copropriétaires est prêt avec pour chacun un compte associé dans le plan comptable.

Attention !!! le numéro de compte doit être une chaine de 4 à 6 caractères et qui commence par « 450 ». Dans le cas contraire, ce numéro sera formé de 450 + numéro de la ligne dans le fichier Excel.

En cas de gros problèmes, utilisez l’option « Supprimer démo » pour réinitialiser tous les fichiers…

Importation d’une balance ou saisie des soldes initiaux

Différents cas de reprise sont possibles ; en début d’exercice avec des « à nouveaux » (le plus simple), en cours d’année avec une balance ou un grand livre du précédent syndic (ou Excel, ou un autre logiciel…), au dernier jour de l’exercice antérieur avec tous les comptes…

Balance Excel

Si vous disposez d’une balance au format Excel, un traitement d’importation similaire à celui pour les copropriétaires permet de récupérer rapidement ces soldes. Votre fichier Excel doit comporter 4 colonnes sur la première feuille ;

- le numéro du compte sur 6 caractères ;

- l’intitulé du compte ;

- le solde débiteur ;

- le solde créditeur.

Les valeurs de ces quatre premières colonnes sont affichées dans le cadre en haut à droite pour vérification (penser à cocher l’option « entêtes sur première ligne » le cas échéant). Pendant l’importation, seules les lignes « valides » seront retenues et affichées dans la table, un compte-rendu dans le bas de l’écran affiche les anomalies et les erreurs rencontrées. Attention, ces écritures affichées ne sont pas encore générées ni enregistrées !!!

Saisie directe

Il est possible également de ne pas utiliser de fichier Excel et de saisir directement dans la table. Les numéros de compte sont complétés ou tronqués pour avoir une taille de 6 caractères. Il faut bien sûr équilibrer débits et crédits.

Note : vous pouvez également saisir directement dans le journal d’OD et à la date de votre choix depuis l’écran de saisie directe (bouton « Saisie »), l’avantage étant que chaque ligne est enregistrée contrairement à cet écran…

Dans les deux cas :

· Toutes les données peuvent être modifiées par saisie directe dans la table.

· Les comptes qui n’existent pas dans le plan comptable seront automatiquement créés.

· L’ensemble des écritures doit être équilibré afin de générer les écritures (l’écart est affiché en rouge).

Il est possible de saisir le libellé (commun) pour ces écritures. Dans tous les cas, les écritures sont générées dans le journal d’OD mais vous avez le choix entre le dernier jour de l’exercice N-1 ou le premier jour de l’exercice N (A Nouveaux). Lorsque que les écritures sont équilibrées, le bouton « Générer les écritures » devient actif ; il faut bien sûr cliquer dessus pour créer les enregistrements.

Reprendre l’exercice antérieur avant répartition

Il existe plusieurs manières de reprendre les soldes mais il faut avoir à l’esprit que les Annexes 1, 2 et 3 présentent l’exercice N-1 à des fins de comparaison avec l’exercice N à approuver et son budget.

Pour obtenir des documents complets (notamment le compte de résultat des annexes 2 et 3 …) il est donc nécessaire de renseigner tous les soldes y compris ceux des comptes de charges (6xx) et de produits (7xx) et sur la période N-1, c'est-à-dire « avant répartition ».

Il faut également préciser les ventilations par clés des dépenses et des appels…

Dans ce cas, vous pouvez utiliser le traitement de clôture afin de calculer pour chaque copropriétaire sa quote-part dans les dépenses et dans les provisions mais cette option représente une préparation supplémentaire afin de préciser les ventilations par clé au niveau des dépenses et de chaque compte de charges… Elle est néanmoins nécessaire pour éditer une Annexe 3 complète.

1. Paramétrer les dates d’exercices sur l’exercice N-1 dans le menu Principal – Paramètres – Dates d’exercice. Par exemple ; mettre 2009 (du 01/01/2009 au 31/12/2009) sur la première ligne puis 2010 (du 01/01/2010 au 31/12/2010) sur la seconde, 2011 sur le bandeau rouge de l’exercice en cours (N+1) puis 2012...

2. A partir d’une balance ou d’un grand livre au 31/12/2009, reprendre les soldes de tous les comptes en saisie directe (bouton Saisie), y compris les charges (avec la bonne clé de répartition) et les produits, ou bien utiliser le traitement d’importation ci-dessus.

3. Le logiciel a besoin de connaître les comptes utilisés pour les appels de provisions ; il est donc nécessaire de créer un (ou des) appel(s) « virtuel(s) » pour chaque compte (701 ou 702 en général) qui correspond aux appels de provisions de l’exercice. Peu importe la date ou le montant (il peut même être nul), il faut juste que le compte existe dans les appels de l’exercice à clôturer…

4. Il est alors possible de lancer le traitement de Clôture dans le menu Principal – Clôture ; ce traitement va générer les écritures de répartition au 31 décembre de l’exercice clos et les A Nouveaux aux 1^er janvier du nouvel exercice en répartissant le résultat sur chaque copropriétaire. Les dates d’exercice sont automatiquement décalées mais il faut renseigner N+2.

5. Il est également possible de ne pas utiliser le traitement de clôture et de saisir / reprendre manuellement les soldes (A Nouveaux) dans un journal d’OD au premier jour de l’exercice.

Voir aussi Clôture et Décomptes pour plus d’explications et des exemples sur la clôture et les écritures générées.

Importation du détail des écritures

Dans le menu Principal – Importation initiale – Ecritures.

La version 3.3 propose en plus de l’importation des copropriétaires et de la balance la possibilité de récupérer le détail des écritures à partir d’un fichier Excel. Contrairement à l’import des copropriétaires, le fichier doit avoir certaines colonnes dans un ordre imposé et qui correspond aux colonnes de la table principale. Il vous appartient de préparer un fichier Excel (format .xls / version 2003-2007) qui respecte les critères détaillés ci-dessous.

Structure du fichier

Voici à quoi le fichier devrait ressembler sous Excel :

Clé - Numéro du compte - Intitulé du compte - Code journal - Date de l’écriture - Libellé de l’écriture – Débit - Crédit - TVA

Les éléments en gras sont obligatoires, pour les autres, si la zone est vide, le traitement d’importation va déterminer les valeurs selon les principes détaillés ci-dessous.

Si le fichier contient une ligne d’entête (avec le nom des colonnes) il faut cocher l’option « Entêtes sur la première ligne » mais ce n’est pas indispensable ou bloquant (ça donnera juste un message dans le rapport de type « Ligne 1 : problème... D et C =0... » en cas d’oubli).

- Clé vide et compte commence par 6 ou 7 ; on prend la clé définie comme « charges générales diverses » dans l’écran de paramétrage ;

- Numéro de compte ; on supprime espaces, accents, caractères spéciaux et on applique une longueur de 6 caractères ; les comptes plus longs sont tronqués, les comptes plus courts sont complétés avec des « 0 ».
Le compte doit par ailleurs commencer par 1, 4, 5, 6 ou 7.

- Intitulé du compte ; il peut avoir jusqu’à 50 caractères, si l’intitulé est vide mais que le numéro est trouvé dans le plan comptable on affiche cet intitulé. Si le compte n’existe pas, il sera créé pendant l’importation.

- Journal ; le code journal n’est pas obligatoire mais si il est présent il doit obligatoirement être un des trois codes prévus (AC / BQ / OD). Si il est absent, ça sera par défaut OD sauf si :

o Le compte commence par 6 ou 401 avec crédit: code AC / Achats ;

o Le compte commence par 7, 450 avec un crédit, 401 avec un débit : code BQ / Banque.

- La date doit être renseignée ; elle doit se trouver dans un des 4 exercices configurés dans l’écran du paramétrage, il est donc possible d’importer des écritures à cheval sur plusieurs exercices et dans un même fichier ou bien de faire plusieurs importations sans devoir se préoccuper des dates.

- Le libellé de l’écriture peut être vide ou contenir jusqu’à 100 caractères, pas de contraintes ou de contrôles particuliers.

- Débit OU crédit ; chaque ligne doit avoir un montant soit au débit, soit au crédit

- TVA ; un éventuel montant de TVA doit être renseigné au niveau de la ligne de dépense (compte 6xx) mais aucune vérification n’est faite pour cette rubrique.

Une fois le fichier Excel traité et affiché, il est possible d’apporter des corrections directement dans cet écran ; préciser ou modifier une clé, rectifier un libellé ou même changer des dates si vous constatez des erreurs.

L’ensemble doit être équilibré afin que le bouton « Générer les écritures » soit actif. L’équilibre est contrôlé de manière globale mais en toute rigueur comptable il doit se retrouver à chaque date et dans chaque journal/mois.

Copropriétaires

La liste

Accessible par le bouton « Copropriétaires » ou par le menu Fichiers – Copropriétaires c’est à partir de cette liste que l’on peut gérer les copropriétaires et faire le suivi des encaissements (charges payées).

Les boutons Nouveau et Modifier ouvrent la fiche, en mode création ou modification, et le bouton Recalcul sert de manière exceptionnelle en cas d’anomalies sur les soldes ; en théorie chaque génération d’appel ou saisie d’encaissement va correctement mettre à jour ce solde mais dans certains cas (suppression d’écritures depuis l’écran « consultation/export » par exemple, un recalcul peut s’avérer nécessaire).

L’option « avec couleurs lignes selon solde » permet de visualiser et de saisir plus rapidement les débiteurs puisqu’ils apparaissent alors avec un fond rouge tandis que les comptes soldés sont en vert :

L’option « avec sortis » permet d’afficher les copropriétaires dont la date de sortie est renseignée dans la fiche. Attention !!! Pour les calculs des appels ou des répartitions seuls les lots associés et leurs tantièmes sont pris en considération, indépendamment d’une date de sortie dans la fiche.

Le bouton Imprimer propose une liste synthétique mais complète des copropriétaires avec les informations de l’écran mais sans le détail des lots ou des tantièmes :

Deux boutons propose d’imprimer des planches d’étiquettes ; une version sur 2 colonnes et une autre sur 3 colonnes avec, dans les deux états, 7 lignes, soit des étiquettes de taille 96 * 38 ou bien 63 * 38 que l’on trouve facilement dans le commerce.

Attention !!! La notion de solde dans cette liste est directement liée à l’exercice en cours, si vous consulter un exercice antérieur le solde affiché n’est pas le solde actuel mais celui du dernier jour de l’exercice… Il faut donc être très vigilant, notamment avec les relances, et vérifier que vous êtes bien sur le bon exercice.

En cas de mutation il ne faut pas remplacer le nom du vendeur par le nom de l’acquéreur mais créer un nouveau copropriétaire afin de conserver l’historique (relevé) de l’ancien qui ne doit pas se mélanger au nouveau, puis modifier l’affectation des lots. Val Compta n’est pas prévu pour gérer l’historique des mutations (voir ci-dessous).

Suppression

Il est désormais possible de supprimer un copropriétaire depuis cette liste en faisant un clic à droite dans la colonne du numéro de compte. Le copropriétaire ne doit pas avoir de lots affectés, les opérations comptables éventuelles resteront sur le compte qui lui n’est pas supprimé.

Relances

Voir le menu Paramétrages – Relance pour les options (la génération de PDF notamment) et la mise en place du document type qui va servir à l’édition des relances. Au niveau de la liste, on va uniquement préciser à partir de quel montant on souhaite relancer et une date qui pourra être utilisée dans le document (« veuillez régler avant le .... ») avec le champ #RUB_DATE_LIMITE# ».

Les petites flèches servent juste à renseigner le montant « à la souris », chaque clic va augmenter ou diminuer de 10 €.

Dans cet exemple, seuls les copropriétaires dont le solde débiteur est supérieur à 500 € seront retenus pour l’édition :

La gestion des relances se limite à cette sélection et à la génération des courriers ; on ne mémorise rien sur le compte du copropriétaire (le logiciel ne sait pas qu’une relance a été faite…), il n’y pas de frais et il n’y a pas d’historique ou différents niveaux de relance. Vous pouvez utilisez l’onglet Infos de la fiche copropriétaire si vous souhaitez consigner des événements ou des informations.

La fiche

La fiche du copropriétaire permet bien sûr de saisir et de conserver plusieurs ensembles d’informations :

· générales ; coordonnées, téléphones, mail, banque, numéro et nom du lot, nombre de tantièmes, date d’entrée et de sortie….

· Comptables ; les cumuls des débits et crédits du compte et le solde, le détail et l’historique de opérations.

La plupart des zones et des boutons sont assez explicites mais on peut préciser que :

- En cochant « copie adresse » on va simplement reporter (copier) l’adresse du lot vers l’adresse d’envoi ;

- Le bouton « Appliquer » va enregistrer sans fermer tandis que « Valider fiche » quitte l’écran.
Attention à bien utiliser un de ces boutons pour enregistrer les modifications !!!

Le petit bouton à côté de l’adresse mail ouvre votre logiciel de mails en création d’un nouveau message avec le destinataire proposé.

Dans l’onglet Adresse lot / CS il est possible de préciser qui est élu(e) au Conseil Syndical ; dans le cas d’un couple de propriétaires par exemple ça permet de distinguer le mandat nominatif et individuel.

Vous pouvez éditer une liste des membres du Conseil Syndical depuis l’écran Editions, listes diverses.

Relevé

La notion d’exercice en cours est très importante, elle détermine non seulement la liste des écritures affichées mais également le solde du compte

Onglets Lot(s) et Tantièmes

Uniquement en consultation (la création des Lots se fait par le menu ou le bouton du même nom, de même pour les tantièmes), on retrouve ici la liste des lots affectés au copropriétaire ainsi que les tantièmes par lot et par clé et donc les totaux par clé (colonne en caractères gras).

Ordre : cette information est un nombre entier, facultatif et libre, qui permet de trier la liste des appels (utile par exemple pour une copropriété horizontale où l’on souhaite trier sur l’ordre de distribution par rues et numéros…).

Bailleur : cette option permet de limiter l’édition du décompte de charges récupérables aux uniques bailleurs.

Infos

Depuis la version 3.1, on dispose d’un petit onglet et d’une zone d’informations pour chaque copropriétaire. Ces textes mis en forme sont sauvegardés au format RTF dans le répertoire Infos, ils sont bien évidemment sauvegardés et restaurés et il faut faire attention à leur taille (ne pas les modifier avec Word…).

Docs

Un nouvel onglet fait son apparition dans les fiches copropriétaire (et fournisseurs) ; il sert à éditer et générer rapidement un document au format rtf (Word ou autre traitement de texte) en fusionnant les informations générales, les données du copropriétaire et éventuellement d’un fournisseur associé à l’opération.

Le modèle est un fichier au format RTF du répertoire \Modeles_doc. Il peut (doit) contenir les champs de fusion listés à la fin de cette documentation ; champs généraux (nom & adresse de la copropriété ou du syndic, champs des fichiers copropriétaire ou fournisseur).

Le bouton Modifier ouvre le modèle dans un écran qui présente la liste des champs utilisable et une barre de mise en forme. Les champs peuvent être insérés par « glisser & déposer » ou drag&drop.

Le bouton Modèles ouvre le dossier ; pour créer, renommer ou supprimer un modèle il faut le faire depuis l’explorateur de Windows.

L’option « uniquement pour le copropriétaire » désactive la liste des fournisseurs ; dans ce cas les champs de type fournisseur seront mis à blanc.

Vous pouvez renseigner un nom de document qui sera sauvegardé, ce nom ne doit contenir que des chiffres et des lettres. Si vous ne précisez pas de nom ce dernier sera construit à partir du numéro de compte du copropriétaire, le numéro de compte éventuel du fournisseur et la date et l’heure, par exemple :

450008_401EDF_14.09.12_13.04.rtf : document pour le copropriétaire 450008 et le fournisseur 401EDF, créé
le 14 septembre 2012 à 13h04.

Le bouton « Lancer la fusion » exécute l’opération et génère le document que vous pouvez ouvrir ensuite avec le bouton qui suit le nom du fichier.

Enfin le bouton « Documents » ouvre le répertoire \Documents où se trouvent tous les documents générés.

On retrouve un système totalement similaire et symétrique dans la fiche du fournisseur pour générer des documents comme les devis et les OS qui reprennent les données du fournisseur.

Pour des fusions ou publipostage, on peut utiliser un modèle Word depuis l’écran des appels de charges.

Saisie des encaissements

Dans la partie du bas, cette fiche sert également à saisir les encaissements reçus (charges payées). Sur le même principe que la saisie des factures, l’objectif est de renseigner un encaissement en 3 clics :

1. A l’ouverture de la fiche, on se trouve par défaut en saisie du montant dans la partie du bas avec le montant du SOLDE proposé mais en double-cliquant sur une écriture au débit (un appel), c’est le montant de cette écriture qui sera alors proposé et on peut bien évidemment saisir librement un autre montant.

2. Par défaut, la date du jour est également proposée mais on peut saisir ou sélectionner une autre date par le calendrier (petit bouton à droite).

3. De même, le type par défaut est « par chèque » et le paiement va être repris dans l’édition du bordereau, si vous cochez « autre » il est bien sûr comptabilisé de la même manière mais sans apparaître ensuite dans le bordereau.

On va ensuite retrouver les écritures comptables dans l’écran de saisie sous la forme suivante :

Rappel : le numéro du compte banque, c'est-à-dire la banque (livret, compte courant…) sur laquelle on souhaite faire les remises doit être sélectionné AVANT dans l’écran des Paramètres mais si l’option « choix du compte » est cochée, on a la liste avec la possibilité de choisir le compte, comme dans l’exemple ci-dessus..

Un numéro de chèque saisi sera ajouté au libellé de l’écriture (que l’on peut faire apparaître ensuite dans le bordereau de remise en banque).

Cession d’un lot ou vente en cours d’exercice

Dans Val Compta, les affectations de lots sont indépendantes de la date de cession, aussi dans le cas d’une cession d’un ou de tous les lots d’un copropriétaire en cours d’année, ce dernier a pu payer certains appels de charges mais la règle est la suivante :

Toute provision sur charges courantes est due, à l'égard du syndicat, par la personne qui est copropriétaire à sa date d'exigibilité.

Dans la mesure où le logiciel ne conserve pas l’historique des affectations de lots, il faut bien garder à l’esprit que toute cession, création ou changement d’affectation d’un lot va modifier certaines éditions sur les périodes antérieures et il faut bien distinguer les données « pérennes » : les écritures comptables des données variables (lots, tantièmes, quotes-parts…). Par exemple si Martin vend à Dupond au mois de juin tous ses lots et qu’on essaye alors de rééditer les appels du mois de janvier on n’aura pas la même édition !!! En revanche, la partie « relevé » et les écritures comptables restent sur chaque compte.

De même, au moment de la clôture et de la répartition, les charges payées sur l’ensemble de l’année sont recalculées par rapport au nouveau propriétaire du ou des lots et c’est lui qui bénéfice alors de la régularisation entre provisions et dépenses réelles.

Concrètement la mutation d’un lot consiste donc à aller dans la fiche du lot afin de modifier le copropriétaire auquel il est affecté. Lorsque la mutation concerne plusieurs lots, il faut modifier chacun des lots.

Etat daté

Au moment d’une vente, le notaire ou le vendeur demande au syndic un « questionnaire notaire » composé d’une partie financière (nommé « état daté ») et d’informations diverses. Ce document indique :

· Les éventuelles sommes restant dues par le vendeur (solde débiteur du compte) ;

· Les sommes dont le syndicat pourrait être débiteur (avances) ;

· Les sommes qui devraient incomber au nouveau copropriétaire (les provisions pour charges courantes et les provisions pour travaux décidés par l'assemblée).

La préparation de ce document demande de nombreuse connaissances sur la copropriété (les avances, les décisions d’AG sur des travaux ou le budget voté ou encore des informations sur l’état du ou des immeubles - enquêtes termite, plomb, amiante…).

Il est possible d’éditer un modèle de « Questionnaire Notaire » à partir de la fiche du copropriétaire (vendeur), onglet Lots.

Ce modèle reprend uniquement les noms et adresses de la copropriété, du vendeur et la liste (complète) de ses lots.

Le document généré est au format RTF, il peut être ouvert avec différents traitements de texte et vous pouvez également modifier le modèle (mettez à jour toutes les informations générales) qui se trouve dans le dossier (installation par défaut) :

C:\VALCOMPTA3\Modeles\QUESTIONNAIRE_NOTAIRE.rtf

Pour compléter tous les montants, vous aurez besoin de consulter le relevé, la fiche complète (voir ci-dessous) mais également les appels (restant) et même dans certains cas d’aller faire des calculs (voir l’écran de calcul de Répartition pour déterminer les quotes-parts pour un montant sur une clé donnée).

Imprimer Fiche Complète

Toutes les informations de la fiche avec en plus la quote-part dans les dépenses de l’exercice, les charges et le budget prévisionnel peuvent être imprimées dans une « Fiche Copropriétaire » détaillée avec le bouton « Imprimer Fiche Complète ».

On peut également imprimer les fiches pour tous les copropriétaires dans le menu Editions – Divers.

Il est possible de choisir et de contrôler les éléments à imprimer dans cette fiche au niveau des Paramètres, onglet Comptes et Divers :

La première option détermine l’impression de l’entête avec les informations, soldes, fonction éventuelle au CS et les coordonnées (à l’emplacement de la fenêtre des enveloppes DL 220*110 pour un envoi postal).

Lorsque cette option n’est pas cochée, on a uniquement le nom, numéro de compte et période.

Les différents blocs sont présentés ci-dessous. La combinaison de ces options vous permet donc d’éditer différents documents et informations pour les copropriétaires. Ca peut être les quotes-parts dans le budget prévu, avant une assemblée, ou bien le détail des provisions et des dépenses réelles.

Liste des lots

Tantièmes par lots

Relevé des écritures

Quotes-parts dans les dépenses

Quotes-parts dans les provisions

Quotes-parts dans le budget

Quotes-parts dans les appels par compte

La différence avec le bloc précédent c’est d’une part la ventilation par comptes et d’autres part le fait que des comptes comme un fonds travaux ou un fonds solidarités (102 / 103) vont également ressortir tandis que la notion de « provisions » renvoie aux provisions remboursables des comptes 701 – 70x…

Editer le bordereau de remise en banque

Dans le menu Editions, onglet « Bordereau remise en banque ».

Dans la fiche de chaque copropriétaire on peut renseigner le nom de sa banque, ce nom sera alors utilisé dans l’édition du bordereau de remise. Le bordereau est trié sur les dates de remises.

Une option « avec détail numéro pièce et libellé » va ajouter une deuxième ligne avec ces informations.

Rappel : en bas du bordereau se trouve les informations sur la banque. Ces informations peuvent être renseignées par l’écran des Paramètres et sont enregistrées dans un fichier texte (compte.rtf) au format RTF (avec mise en forme).

Attention : les dates sont les dates de réceptions du chèque (si vous utilisez la date de signature du chèque, vous risquez d’avoir des problèmes au niveau de l’édition du bordereau puisque qu’un chèque sur une période déjà éditée va se mélanger avec les chèques déjà remis…). Il peut être commode d’utiliser un compte intermédiaire comme le 511.

Editer la feuille de présence

A partir de la liste des copropriétaires, cliquer sur le bouton en bas à droite « Imprimer Feuille de présence ». Vous obtenez une liste, triée sur le nom ou le compte selon l’option, avec les informations essentielles (notamment la liste des lots et les tantièmes) et un cadre pour la signature avec le nom « à l’envers » bien commode lorsque le Conseil Syndical se trouve de l’autre côté de la table.

Le titre peut être librement saisi, si la zone est vide le document sera intitulé « Emargement »…

Pour chaque copropriétaire on a la liste des lots sur la clé principale (définie dans le paramétrage) avec le total des tantièmes de cette clé, c’est également le total tantième visible dans la liste des copropriétaires.

En bas de page, un cadre invite à reporter les totaux de chaque page (nombre de présents / représentés et tantièmes correspondants), avec en fin de document un total général (faire le total des totaux de chaque page…) et le rappel du nombre de copropriétaires et des tantièmes.

Note : le module Assemblée Générale de Valcompta permet une gestion complète de l’émargement (avec gestion des mandataires) et des votes.

Fournisseurs

Les fournisseurs sont une nouveauté de la version 3.3. Afin de mieux qualifier, suivre et connaître les fournisseurs de la copropriété un fichier spécifique vient compléter le plan comptable (à la manière des copropriétaires) de manière à stocker pour chaque compte 401 un ensemble d’informations qui vont de l’adresse au RIB en passant par deux contacts (commercial et technique) et une zone de texte mis en forme sur le principe de ce qui existait déjà pour les copropriétaires. Il est également possible de générer très simplement des documents (lettres, devis, OS) en fusionnant les informations du fournisseur, de la copropriété (nom, adresse) et même d’un copropriétaire.

Liste des fournisseurs

Dans les versions précédentes on disposait juste du compte (401xxx) avec un éventuel logo pour aider à la sélection dans l’écran des factures. Il est désormais possible de consigner tout un ensemble d’informations sur le fournisseur (coordonnées, RIB, contacts, informations…) et de saisir plus rapidement les règlements dans la fiche (à la manière de la saisie des encaissements dans la fiche du copropriétaire).

La liste rappelle les informations essentielles ; la colonne Cpt indique si un compte existe ou pas dans le plan comptable et si l’intitulé du compte correspond bien au nom du fournisseur, on retrouve aussi le logo, l’adresse, les deux contacts…

On peut également accéder aux traitements sur les comptes ; consultation et lettrage ou imprimer la liste :

Fiche fournisseur

La fiche est construite sur le même principe que la fiche copropriétaire avec quelques informations différentes.

En particulier la saisie du règlement fonctionne sur le même principe ; le solde est proposé en bas à gauche si il est créditeur, un double clic sur une facture va reprendre et proposer son montant. L’écriture comptable générée, dans le journal de BQ, apparait dès validation dans la liste.

L’onglet Infos et logo permet la création ou la mise à jour d’un fichier RTF du répertoire \Infos avec le numéro de compte qui sert de nom au fichier.

Génération des documents Devis / Ordre de Service

La principale différence entre fiche Copropriétaire et fiche Fournisseur se trouve dans l’onglet « Docs » avec la possibilité de créer des documents.

Contrairement à l’édition des appels où le publipostage ou l’insertion de listes imposent l’utilisation d’un traitement de texte performant et où Word doit être installé, les documents « fournisseur » sont tous au format RTF tant pour les modèles que pour les documents produits et il n’est donc pas indispensable d’avoir Word installé pour les utiliser.

La liste des modèles correspond aux fichiers *.rtf du répertoire \Modeles_doc.

Remarque : ces modèles sont systématiquement sauvegardés (même avec la sauvegarde normale), il faut donc faire attention au nombre et à la taille de ces fichiers.

Les deux boutons permettent de modifier le modèle (cf. ci-dessous) ou d’ouvrir le répertoire. La création d’un nouveau modèle doit se faire dans l’explorateur : copier et renommer un modèle existant.

Par défaut la fusion ne concerne que les informations générales et le fournisseur en cours mais il est également possible d’associer un copropriétaire. Dans l’exemple qui suit on voit que ça permet d’indiquer à un fournisseur les coordonnées d’un copropriétaire en particulier. Les champs du copropriétaire sont ceux qui figurent en annexe à la fin de cette documentation, les champs du fournisseur sont précisés ci-dessous.

Modification du modèle

Cet écran présente le modèle en haut et les champs utilisables en bas, il suffit de sélectionner et de déplacer ces derniers (drag&drop) pour construire le modèle, associé à la barre de mise en forme. Cet écran ne permet cependant pas de modifier la mise en page (marges…) et il faut utiliser un autre éditeur (Wordpad par exemple).

Champs du fichier des fournisseurs

#Four_Nom# Nom Texte 50

#Four_NumCompte Numéro de compte Texte 6

#Four_Adresse Adresse Texte 50

#Four_Adresse2 Adresse suite Texte 30

#Four_CodePostal Code postal Texte 5

#Four_Ville Ville Texte 25

#Four_Pays Pays Texte 50

#Four_RIB_banque Rib banque Texte 5

#Four_RIB_guichet Rib guichet Texte 5

#Four_RIB_compte Rib compte Texte 11

#Four_RIB_cle Rib clé Texte 2

#Four_RIB_domi Rib domiciliation Texte 30

#Four_contact_adm Contact administratif Texte 50

#Four_tel_adm Téléphone administratif Texte 15

#Four_por_adm Portable administratif Texte 15

#Four_mail_adm Mail administratif Texte 50

#Four_contact_tech Contact technique Texte 50

#Four_tel_tech Téléphone technique Texte 15

#Four_por_tech Portable technique Texte 15

#Four_mail_tech Mail technique Texte 50

Ces zones ne sont utilisables que dans les modèles et la génération de documents depuis la fiche Fournisseur ou depuis la fiche copropriétaire ; il ne faut pas les utiliser dans les appels, les relances ou les décomptes.

Journaux

Le journal est une notion très importante en comptabilité, c’est le document où l’on consigne au jour le jour, de façon chronologique et continue, toutes les opérations d’une période, appelée « exercice ». Avant l’informatique il devait être tenu de manière très rigoureuse, sans blancs, ni ratures. Il doit contenir les informations essentielles ; date, intitulé et numéro des comptes débités et crédités, les montants et un libellé explicatif. Dans Val Compta c’est l’écran Saisie qui présente les écritures du journal.

Par défaut, il y a trois journaux : Achats / Banque et Opérations diverses avec les codes AC, BQ et OD.

Il ne faut pas modifier ces codes qui sont utilisés « en dur » dans le programme ;

· AC au moment de la saisie des factures ;

· BQ pour les paiements de charges encaissés ou les factures réglées ;

· OD pour les appels de charges et les opérations de clôture.

Il est cependant possible de modifier les libellés et même d’ajouter un journal dans le menu Principal – Consultations et Exports. Pour débloquer ces écrans, il faut appuyer sur la touche Ctrl en cliquant sur le bouton Fermer ; les tables passent alors en mode saisie et on peut ajouter une ligne en cliquant sur la ligne du bas mais ce traitement reste une opération exceptionnelle.

Les journaux sont également utilisés pour la saisie directe et en édition (des journaux).

Comptes

Par définition la comptabilité repose sur la notion de comptes. Un compte c’est un numéro (sur 6 caractères dans Val Compta) et un intitulé. L’ensemble des comptes est organisé selon des règles et des principes très précis. En plus du Plan Comptable Général utilisé par la plupart des entreprises, il existe plusieurs plans comptables spécifiques (pour les associations, pour les copropriétés…).

Classe 1 Provisions, avances, subventions et emprunts ;

Classe 4 Copropriétaires (450) et tiers, notamment les fournisseurs (401) ;

Classe 5 Comptes financiers ;

Classe 6 Comptes de charges ;

Classe 7 Comptes de produits.

Plus d’informations : http://www.logement.gouv.fr/IMG/pdf/Plaq_guide_compta_8_juin_2007.pdf.

L’objectif de Val Compta est de respecter les grands principes comptables sans connaître le détail des comptes ou des écritures à passer. Ainsi l’encaissement d’un règlement de charges est automatique entre le compte du copropriétaire et la banque, la saisie d’une facture va demander un « type de dépense » qui correspond au compte de charges et c’est tout (le compte du fournisseur est crédité puis débité au profit du compte de banque au moment du paiement).

Certaines opérations un peu plus particulières exigent néanmoins des compétences, n’hésitez pas à demander conseil à un comptable, notamment pour l’utilisation de l’écran Saisie.

Lors de la mise en place, si vous souhaiter alléger le plan comptable et supprimer les comptes dont vous êtes sûr de ne pas avoir besoin, allez dans le menu Principal – Consultations et Exports, onglet Comptes et utiliser le bouton « Supprimer » en bas à gauche. Attention, il faut être très vigilant à supprimer un compte uniquement s’il n’a jamais été utilisé, ni sur l’exercice en cours, ni sur les précédents.

Si vous souhaitez simplement alléger la liste des types de dépenses en saisie de facture, utiliser la colonne « Masqué » et cocher tous les comptes dont vous n’avez pas besoin. Ils seront toujours présents dans le fichier et utilisable en saisie directe mais sans encombrer la liste de l’écran Factures.

Dans cette liste, il est possible à tout moment de modifier un intitulé mais pas le numéro.

Comptes de charges récupérables par défaut

Si les charges récupérables sont activées et que vous demandez la classe 6, une colonne Récupérable apparait. Il est possible de cocher ou de décocher dans cette liste les comptes pour lesquelles une dépense sera automatiquement considérée comme récupérable par le bailleur sur son locataire.

On retrouve cette option au niveau de la fiche (uniquement pour les comptes de charges) :

Consultation et lettrage

Le bouton « Consultation / Lettrage » va ouvrir un nouvel écran avec le détail de toutes les écritures passées sur ce compte pour un exercice donné OU sur une période librement choisie.

Les soldes sont désormais des soldes progressifs. C'est-à-dire que chaque ligne, triée chronologiquement, va venir diminuer le solde de la ligne précédente et on a donc pour une date donnée la situation et le solde du compte à cette même date.

Il est possible de demander une période libre avec une date de début et de fin sur l’un des 4 exercices de travail. Si la date de début est le premier jour d’un exercice les A Nouveaux sont visibles, autrement ils ne le sont pas.

Lorsque la date de début n’est pas le premier jour, on va calculer un solde antérieur, comme sur l’exemple ci-dessus. Cette ligne va faire un cumul des débits et crédits depuis le début de l’exercice avec le solde correspondant afin de calculer ce dernier pour les dates qui suivent.

Cet écran est utile pour vérifier un solde mais ne permet pas de corriger ni de modifier une écriture. En cas d’anomalie ou de problème, il faut noter le code Journal et la date (le mois) pour aller ensuite dans l’écran de Saisie et apporter les corrections. Si le problème porte sur plusieurs lignes, voir le traitement spécial à la fin de ce manuel.

Le principe du lettrage consiste à sélectionner des lignes dont les débits et les crédits se neutralisent ; typiquement les factures et leur(s) règlement(s). On peut ensuite limiter la consultation aux écritures non lettrées.

Pour réaliser ce lettrage, sélectionner les lignes en cochant la case de la colonne « Sélection » ; lorsque les cumuls débits et crédits sont égaux, le bouton « Lettrer lignes sélectionnées » devient actif. Les lignes lettrées apparaissent alors en bleu sur fond jaune pastel.

Il est également possible de sélectionner un bloc d’écritures déjà lettrées afin d’annuler ce lettrage.

Astuce : dans certains cas (modification ou suppression d’une écriture en saisie par exemple), il est possible d’avoir des incohérences et des écritures lettrées qui ne s’équilibrent pas. On ne peut pas annuler normalement puisque le bouton « Annuler » reste inactif mais pour corriger ce type de situations, on peut double-cliquer sur une ligne avec la touche Contrôle enfoncée et répondre oui à la confirmation d’annulation du lettrage.

Rapprochement bancaire

Le même bouton « Consultation / Lettrage / Rapprochement » va ouvrir un écran spécifique pour les comptes de la classe 5. A la différence de la consultation, il ne s’agit pas ici de sélectionner des blocs équilibrés mais juste de pointer les lignes de la comptabilité qui figurent sur le relevé de banque.

Il est désormais possible de choisir librement la période et d’afficher les soldes antérieurs.

Le solde de la colonne du même nom est de la même manière un solde progressif beaucoup plus utile.

Cette opération de rapprochement permet :

· D’identifier des opérations non comptabilisées (frais bancaire, oubli…)

· De connaître les futures opérations (chèques émis pas encore encaissés, virements…) et de mieux gérer sa trésorerie.

Le principe de l’écran est similaire à celui de la consultation. Numéro et intitulé du compte apparaissent en haut, on commence par choisir le compte puis à saisir le solde tel qu’il apparait sur le relevé de banque, en haut à droite.

Ensuite dans la liste affichée il faut cocher la colonne P (pointée) pour toutes les lignes présentes sur le relevé…

ð Une ligne qui resterait sur le relevé sans être dans la liste est un oubli ou une erreur d’affectation (de compte).

ð Une ligne à l’écran qui n’est pas sur le relevé est une opération saisie mais pas encore comptabilisée par le banque.

Au fur et à mesure, le total du « solde pointés » doit s’approcher du solde du dernier relevé saisi et l’écart affiché en bas doit tendre vers zéro si toutes les opérations du relevé ont bien été passées en comptabilité. On peut avoir dans ce cas des lignes non pointées, c'est-à-dire des opérations qui non pas encore été comptabilisées par la banque…

Il est ensuite possible d’imprimer ce rapprochement avec la liste et les soldes :

Les comptes fournisseurs

Nous verrons dans la partie Factures que chaque fournisseur est associé à une petite image de type logo pour mieux l’identifier et le sélectionner. Aussi lorsque vous créez ou modifiez un compte fournisseur (qui commence par 401), la fiche vous propose de sélectionner un fichier image. Les formats supportés sont gif / jpeg et png et l’image doit être d’une taille approximative de 100 * 100 pixels.

Utiliser un logiciel de traitement d’image (Paint) approprié pour préparer les images. Si vous sélectionnez une image trop grande, seule la partie en haut à gauche sera conservée et utilisée…

L’image est copiée dans le répertoire d’installation de Val Compta sous le nom qui correspond aux 3 derniers caractères (EDF.jpg dans l’exemple ci-dessus). Elle peut donc être modifiée directement si nécessaire et elle sera sauvegardée avec les autres fichiers de données.

Clés de répartition

Définition

En général, les clés de répartition sont définies dans le règlement de copropriété. On trouve une clé pour les charges générales avec les quotes-parts des parties communes (pour tous les copropriétaires) puis des clés spécifiques selon un critère d’utilité, soit pour un équipement ou une consommation spécifique (bâtiment, eau…). Typiquement, c’est l’exemple de l’ascenseur où il serait injuste de faire payer autant l’appartement du rez-de-chaussée que celui du 5^ème.

L’article 10 de la loi du 10 juillet 1965 stipule : « Le règlement de copropriété fixe la quote-part afférente à chaque lot dans chacune des catégories de charges. Tout règlement de copropriété publié à compter du 31 décembre 2002 indique les éléments pris en considération et la méthode de calcul permettant de fixer les quotes-parts de parties communes et la répartition des charges. »

Pour les clés de type « consommation variable », il y a souvent une estimation en début d’année puis une régularisation sur les relevés (eau, électricité…). Une manière de gérer ces clés particulières consiste à créer une clé pour la partie « prévue » et une autre pour le « réalisé » ; on saisit alors les consommations à la place des tantièmes et on passe une écriture sur cette nouvelle clé pour le montant global. Voir les clés 800 et 801 de la base exemple.

Chaque clé de répartition est définie par un numéro, un libellé et un nombre de tantièmes.

Le numéro est une chaine alphanumérique de 1 à 3 caractères. On peut donc avoir des clés « A », « B », « C » … ou bien « 001 », « 002 », « 003 » mais il est bien sûr recommandé de trouver et de respecter un système de numérotation cohérent et constant.

Attention !!! Il est indispensable que le « total tantièmes de la clé » renseigné au niveau de la fiche soit cohérent avec le cumul des tantièmes par lot de l’écran « Tantièmes », en modification ce cumul est donc rappelé en dessous du nombre à saisir, en vert si il est identique et en rouge dans le cas contraire.

Imprimer Imprime la liste des clés telle qu’affichée à l’écran ;

Nouveau Création d’une nouvelle clé de répartition ;

Modifier Modifier une clé existante ;

Supprimer Lorsque vous essayez de supprimer une clé pour laquelle vous avez déjà renseigné les tantièmes

vous obtenez l’écran suivant qui permet donc de supprimer en même temps les tantièmes et la clé :

Attention !!! Il n’est plus possible de supprimer une clé utilisée pour un appel de charges ou dans les écritures comptables !!! Il faut alors supprimer l’appel et toutes les écritures…

En mode « modification » on dispose d’un bouton « Voir détail tantièmes ».

Utilisation des clés

Les clés de répartition sont ensuite utilisées dans de nombreux écrans et traitements ;

· Pour les budgets, présentés et regroupés par clé ;

· Pour les appels, où chaque appel se fait et est calculé sur une clé donnée et avec ses tantièmes spécifiques ;

· Pour la saisie des factures ; il faut préciser sur quelle clé porte l’opération et le cas échéant ventiler la dépenses sur plusieurs clés.

· En saisie directe ; pour tous les comptes de charges (classe 6), il faut indiquer la clé concernée…

Lots

Imprimer impression de la liste telle qu’affichée (si on trie sur une colonne, l’édition sera également triée de

la même manière) ;

Nouveau création d’un nouveau lot ; le numéro est une chaine alphanumérique qui peut aller de 1 à 5

caractères ;

Modifier Modification des éléments du lot. Ces différentes informations sont sans conséquences

fonctionnelles ;

Supprimer Suppression du lot (il ne doit pas avoir de tantièmes) ;

Voir tantièmes Ouvre l’écran d’affichage et de saisie des tantièmes par lot (voir Tantièmes) :

Recalcul tantièmes ce traitement met à jour les fiches copropriétaires avec l’éventuel lot principal et le total des
tantièmes de la clé principal (définie dans le paramétrage) pour tous les lots.

La notion de parcelle peut notamment servir dans les ASL et les statuts mis à jour qui doivent préciser le périmètre de l’association. C’est une zone texte de 20 caractères.

Attention !!! Il n’est pas possible de modifier le numéro d’un lot qui a des tantièmes associés.

Les deux boutons « trier sur numéro » et « trier sur nom » servent à simplifier la recherche du propriétaire pour l’affectation du lot. Par défaut la liste affichée reprend les numéros de compte mais on peut basculer sur une liste alphabétique, souvent plus adaptée.

Le numéro de lot est alphanumérique et pour obtenir un tri correct il est vivement recommandé d’utiliser 001 – 002 – 003 … 010 – 011 - … - 100 – 101 etc. plutôt que 1 – 2 – 3 … 10 – 11 … 100 – 101.

Tantièmes

Principe

Après avoir créé les clés et les lots, l’écran des tantièmes sera vide pour chaque clé et pour chaque lot.

Il faut dans un premier temps générer les tantièmes utiles ; on peut générer par clé ou par lot, c’est dans tous les cas le même fichier et on retrouve les données dans chaque onglet.

Il est donc nécessaire de renseigner les tantièmes pour chaque lot ET clé, lorsque ce dernier est concerné. Prenons l’exemple simple d’une copropriété avec 6 lots et 3 clés représentés ci-dessous :

Supposons que les appartements 01 et 02 et les caves 04 et 05 se trouvent dans le bâtiment A et les autres (appartement 03 et cave 06) dans le bâtiment B. Dans ce cas les appartements 01 et 02 (caves 04 et 05) ne sont pas concernés par les dépenses du bâtiment B et la clé 020 et de même l’appartement 03 et la cave 06 ne sont pas concernés par les dépenses du bâtiment A et la 020.

On souhaite donc obtenir un fichier de tantième qui ressemblera à :

La clé 001 concerne tous les lots : on utilisera le bouton « Génération pour tous les lots » depuis la liste des clés. La clé 010 concerne 4 lots sur 6 ; on a intérêt à utiliser également « Génération pour tous les lots » pour supprimer ensuite les deux lots non concernés. Enfin la clé 020 ne concerne que les lots 03 et 06, on va donc utiliser l’autre bouton, « Génération pour le lot » après sélection du lot concerné.

Gestion des tantièmes

L’écran des tantièmes accessible par le bouton du même nom sert donc à afficher et à saisir les tantièmes par clé et par lot. C’est en général le règlement de copropriété qui fixe et définit les tantièmes généraux et par clé de chacun des lots.

Il faut bien sûr avoir créé au préalable les clés de répartition (voir Clés) ainsi que les lots (voir Lots). L’écran présente les mêmes données selon les deux fichiers. Dans le premier onglet, c’est la présentation Par Clé ; on sélectionne la clé à consulter en haut à gauche et on obtient la liste des lots avec sur chaque ligne le nombre de tantièmes ; ce nombre peut être modifié en double-cliquant dessus.

En haut à droite de cet écran on dispose de deux options « détail des lots » et « propriétaire du lot » pour afficher le détail des lots (bâtiment, étage, porte…) comme dans l’exemple ci-dessous :

Et / ou le propriétaire de chaque lot :

Il faut faire très attention à ce que le total des tantièmes soit bien égal au total renseigné au niveau de la clé de répartition. Dans ce cas, le « Total tantièmes de la clé » est en vert en bas à gauche et dans le cas contraire il est en rouge.

Dans la présentation par Lot, on sélectionne donc le lot dans la liste déroulante en haut à gauche et ce sont les différentes clés qui sont affichées.

Travaux

La gestion des travaux repose sur des chantiers distincts et identifiés par un code alphanumérique sur 3 caractères. Il importe de mettre en place dès le début une règle stricte pour ces codes en fonction de la structure de la copropriété, de la nature des travaux, de leur nombre…

L’écran est constitué de deux parties avec un séparateur qu’on peut déplacer pour agrandir le haut ou le bas. La partie du bas présente 3 onglets avec les comptes spécifiques au travaux sélectionné, les écritures comptables sur ces comptes et enfin les appels de charges.

Création travaux et appels

A partir de la liste des Travaux, le bouton Nouveau va proposer la fiche de création suivante :

Seul le code est définitif, tous les autres éléments pourront être modifiés par la suite dans cette même fiche à l’exception de la partie « appels » qui pourra être consultée et modifiée dans la gestion des appels travaux.

La fiche montre qu’en plus de la création du « travaux » avec ses éléments caractéristiques (code, type, nom, montant et dates…) il est possible de générer directement et automatiquement les appels et de programmer leurs échéances. Pour ce faire, cocher l’option « Génération des appels de fonds ».

On peut alors choisir le nombre d’appels, la date de départ et la fréquence et le montant par appel est calculé. Ces appels peuvent porter sur plusieurs exercices dans la limite de 3 ans (si l’exercice en cours en 2011, vous pouvez créer des appels sur 2011, 2012 et 2013).

702 ou 102

Un point très important consiste à distinguer les travaux qui seront probablement terminé dans l’année et ceux qui sont prévus pour être faits plus tard. En effet, dans le premier cas on va appeler des provisions sur travaux qui apparaitront dans les comptes de l’exercice (et dans les annexes 2 et 4) mais si l’on constitue un fonds pour une réalisation ultérieure on peut directement passer les appels sur le compte 102.

La pratique comptable consiste en effet à solder les comptes 702 (et les comptes de charges 67x) au profit du compte 120 lorsque les travaux ne sont pas terminés à la fin de l’exercice conformément à l’article 4 du décret du 14 mars 2005 : « Lorsque les travaux ou prestations s’effectuent sur plusieurs exercices, les montants correspondant aux travaux et prestations votés sont comptabilisés au titre de l’exercice au cours duquel les travaux ou prestations sont réalisés. »

De même pour le budget, si les appels travaux vont constituer un fonds pendant plusieurs années ils n’apparaissent pas au budget (jusqu’à l’année de leur réalisation) mais si les travaux seront terminés dans l’année on peut cocher l’option de « mise à jour du budget ».

Il est possible de visualiser l’ensemble des appels (toutes années confondues) dans l’onglet « Appels » du bas de l’écran et de les modifier par un double-clic (à moins que l’appel soit réalisé et en italique).

Comptes travaux et Annexes 4 et 5

Le principe de la gestion comptable des travaux dans Valcompta consiste à utiliser des comptes constitués par les 3 premiers caractères de la racine comptable et les 3 derniers par le code travaux.

L’objectif principal est d’automatiser l’édition des annexes 4 et 5.

Par exemple, la création d’un code travaux « ETU » intitulé « ETUDE TECHNIQUE SUR TRAVAUX FACADE » va automatiquement créer les comptes suivants avec possibilité de supprimer ceux qui ne seront pas utilisés :

102ETU PROVISIONS - ETUDE TECHNIQUE SUR TRAVAUX FACADE

Ce compte est généralement utilisé pour des avances.

120ETU SOLDE EN ATTENTE - ETUDE TECHNIQUE SUR TRAVAUX FAC

Lorsque les travaux ne sont par terminés à la fin de l’exercice, les comptes 672 et 702 sont soldés au profit du 120.

131ETU SUBVENTION - ETUDE TECHNIQUE SUR TRAVAUX FACADE

Si les travaux bénéficient d’un financement et de subvention à percevoir.

401ETU FOURNISSEURS - ETUDE TECHNIQUE SUR TRAVAUX FACADE

L’utilisation d’un compte fournisseur spécifique permet d’extraire les acomptes et de séparer les montants facturés

(672) et payes (débits sur 401).

673ETU ETUDE TECHNIQUE SUR TRAVAUX FACADE

Les comptes 671 / 672 et 673 sont les comptes pour les factures des prestations.

702ETU PROVISIONS - ETUDE TECHNIQUE SUR TRAVAUX FACADE

Les appels doivent être faits sur ce compte spécifique pour être repris dans les annexes.

La sélection d’un travaux dans la liste va afficher les comptes qui ont été créés et qui contiennent son code. Il est possible de les supprimer depuis cet écran, à condition bien sûr qu’aucune écriture n’ait été passée sur ce compte.

Il est en revanche complètement déconseillé d’utiliser des codes numériques comme « 001 » au risque d’une confusion avec des comptes existants (450001).

Ce système permet également d’associer d’autres comptes au travaux, par exemple si on souhaite passer sur le compte 616 – Assurance sur ce code ETU, il suffit de créer le compte 616ETU et d’y passer une écriture pour la retrouver ensuite dans l’annexe 4 des travaux terminés.

Annexes 4 – Travaux réalisés dans l’exercice

L’annexe 4 présente les travaux clos dans l’exercice ; c’est au moment où les travaux sont terminés que l’on fait apparaître dans les comptes l’intégralité des dépenses et des appels, y compris des années précédentes en reprenant les soldes portés au compte 120 au moment de la clôture.

ATTENTION !!! Ce fonctionnement est spécifique au logiciel ; il ne s’agit absolument pas d’une règle comptable officielle ou normalisée et il est tout à fait possible d’adopter un traitement comptable différent et plus orthodoxe mais dans ce cas les éditions automatiques des annexes 4 et 5 dans Valcompta ne se feront pas.

Annexe 5 – Travaux non terminés

Le principe fondamental de la gestion des travaux non terminés dans la comptabilité des copropriétés est qu’il faut solder les comptes de type 671 et 702 au profit d’un compte 120 (ces écritures ne sont pas générées par la clôture)…

La colonne A reprend le montant global des travaux tel que spécifié dans la fiche.

Pour la colonne B, l’annexe 5 distingue les travaux réalisés des travaux payés en utilisant les débits du compte fournisseur rattaché au code travaux (401PEI dans l’exemple ci-dessous).

Les travaux réalisés sont les factures passées au débit du compte 67x, colonne C.

Les appels et autres produits (écritures au crédit de la classe 7) sont dans la colonne D.

La colonne E reprend les montants du compte 120 qui a du recevoir les soldes des comptes 67 pour les dépenses (colonne C) et des comptes de la classe 7 (colonne D) pour les produits.

Enfin la colonne F utilise les crédits du compte 131.

On retrouve toutes les écritures utilisées pour l’élaboration de l’annexe 5 depuis l’écran de gestion des travaux et l’onglet « Ecritures » comme présenté ci-dessous :

Compteurs

Eau froide, eau chaude, électricité ou fuel ; un certain nombre de consommations et donc de charges ne dépendent pas d’une répartition figée mais fluctuent chaque année selon des compteurs ou parfois des règles de calcul particulières (par exemple en fonction du nombre d’habitants déclaré du logement).

La gestion des « compteurs » se fait dans l’onglet du même nom, on y trouve la liste des compteurs avec les boutons pour en ajouter, modifier ou supprimer. Pour supprimer un compteur, il ne doit pas y avoir de lignes de relevés. La fiche reprend les clés qui doivent avoir créées et quelques informations.

Une fois le compteur créé, il peut être sélectionné pour la saisie et l’impression du relevé dans le premier onglet.

A la manière des tantièmes, il faut commencer par générer autant de lignes qu’il y a de lots principaux (cf. option dans la fiche du lot). La saisie se fait directement dans la table avec un calcul automatique de la consommation à partir de l’ancien et du nouvel indice.

La gestion des compteurs dans Valcompta sert simplement à saisir et mémoriser les relevés et à mettre à jour les tantièmes variables sur les deux clés. La saisie des dépenses se fait comme toutes les autres factures (saisie directe ou assistée) en indiquant la clé de la consommation réelle et les appels de charge se font sur la clé de l’estimation.

Le principe de ces charges variables est d’utiliser deux clés distinctes avec des tantièmes variables. Une première clé pour l’estimation et les appels de charges, une seconde avec les consommations réelles en fonction des relevés ou des données disponibles et qui sert à répartir le montant global des dépenses réelles.

Les étapes

Il faut commencer par créer les deux clés qui seront associées au compteur, sans renseigner les tantièmes qui ne sont pas encore connus.

Dans l’écran des compteurs (bouton du même nom), aller sur l’onglet Compteurs et faire Nouveau ; renseigner alors la fiche avec le code (3 caractères), l’année, son intitulé et associer les deux clés que vous avez créées.

Revenir alors dans l’onglet Relevés et créer les enregistrements avec le bouton « Génération pour lots principaux » en bas à droite. C’est le même principe que pour les tantièmes ; les lignes apparaissent dans la table (et dans le fichier) et on peut alors saisir directement certaines colonnes.

Il est possible d’affecter la même période à toutes les lignes et certaines colonnes se calculent automatiquement :

- Consommation = nouvel indice – ancien indice

- Ecart = estimation – consommation

- Total = consommation x tarif. unitaire

La consommation peut être forcée (on peut saisir une valeur qui ne correspond pas à la différence entre le nouvel et l’ancien indice) mais l’écart et le total sont toujours recalculés et cohérents avec les autres valeurs.

Lorsque la saisie est complète, on va pouvoir mettre à jour les tantièmes de la clé à partir du relevé avec les deux boutons MAJ en haut à gauche :

Et donc retrouver ces valeurs au niveau des tantièmes afin d’utiliser la clé pour répartir la facture (voir exemple détaillé de l’eau ci-dessous) :

Contraintes sur les clés utilisables

Une clé utilisée pour l’estimation et les appels de fonds ne doit pas avoir été utilisée pour un appel réalisé.
Une clé utilisée pour la consommation réelle ne doit pas avoir été utilisée pour une saisie d’écriture.

Exemple

Le traitement comptable d’une consommation constante mais donc la facturation intervient à des dates variables et en cours d’année est souvent un peu délicat. Pour bien faire et respecter les principes de fidélité de l’exercice, il importe d’affecter autant que possible la consommation d’une période sur l’exercice comptable auquel elle se rapporte. Le schéma suivant illustre une consommation globale avec les dates des factures (1^er septembre et 1^er mars) et les dates de fin d’exercice (clôture) auquel des relevés sont réalisés.

On voit que la facture du 01/03/12 porte sur une période à cheval sur 2011 et 2012 mais le relevé du 31/12 permet de connaitre la part 2011 et la part 2012. Dans cet exemple simplifié, le prix unitaire de l’eau est constant (3 €) ce qui est rarement le cas…

Dans Valcompta, on peut utiliser la gestion des compteurs pour renseigner les consommations de 2011 (il faut bien sûr disposer des relevés individuels) et mettre à jour la clé pour la répartition.

Au niveau du compteur on va donc retrouver les montants suivants :

La consommation globale de 2011 est de 755 m³ / 2 265 € (dont 730 m³ / 2 190 € pour les consommations individuelles et 25 m³ / 75 € de consommation commune).

Les écritures comptables à passer sont représentée ci-dessous (la saisie de la facture n’est pas automatique et doit être faite par la saisie directe ou la saisie assistée), encore une fois la gestion des compteurs sert essentiellement à mettre à jour les tantièmes variables.

01/09/11 601000 EAU 801 AC 1 FACTURE EAU 2011 1 545,00 €

01/09/11 401VEO VEOLIA - EAU AC 1 FACTURE EAU 2011 1 545,00 €

31/12/11 601000 EAU 801 AC 1 FACTURE EAU / FIN 2011 720,00 €

31/12/11 408000 FACTURES NON PARVENUES AC 1 FACTURE EAU / FIN 2011 720,00 €

31/12/11 601000 EAU 001 AC 1 FACTURE EAU / PART COMMUNE 75,00 €

31/12/11 601000 EAU 801 AC 1 FACTURE EAU / PART COMMUNE 75,00 €

01/01/12 408000 FACTURES NON PARVENUES AC 1 FACTURE EAU / FIN 2011 720,00 €

01/01/12 601000 EAU 801 AC 1 FACTURE EAU / FIN 2011 720,00 €

01/03/12 601000 EAU 802 AC 1 FACTURE EAU 2011-12 1 320,00 €

01/03/12 401VEO VEOLIA - EAU AC 1 FACTURE EAU 2011-12 1 320,00 €

Les deux points importants sont l’utilisation du compte 408 des factures non parvenues (on pourrait utiliser aussi un compte d’attente 47) et le passage des 75 € de la clé 801 à la clé 001. On retrouve ensuite dans le grand livre et dans le relevé les soldes suivants :