Sujet: Quand c'est dans la loi, c'est dans Val Compta !!!

Bonjour,

Fidèle à une volonté de réactivité extrême et du (scrupuleux) respect du cadre législatif, nous avons le plaisir de vous annoncer les nouveautés de la version 3.7.20 relatives à la gestion des notifications par voie électronique (Décret n° 2015-1325 du 21 octobre 2015 relatif à la dématérialisation des notifications et des mises en demeure concernant les immeubles soumis au statut de la copropriété des immeubles bâtis).

Attention !!! La gestion des mails proposée par Val Compta ne doit pas faire oublier les dispositions légales en matière de "lettre recommandée électronique", la possiblilité de suivre et d'envoyer des mails aux copropriétaires concernés ne prétend par se substituer à la procédure officielle du code civil...



Etape 1 - collecter les accords au moment de l'AG

La feuille d'émargement se voit complétée par la ligne suivante :
http://www.valcompta.net/forum_img/decret2310_mails1.gif




Etape 2

On renseigne au niveau des fiches copropriétaire si l'accord est actif et son origine :
http://www.valcompta.net/forum_img/decret2310_mails2.gif




Etape 3

Enfin, on peut gérer des envois en direction des copropriétaires qui ont donné leur accord :
http://www.valcompta.net/forum_img/decret2310_mails3.gif


Comme d'habitude, les avis et remarques sont bienvenus !!!

Cordialement,
André

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Re: Quand c'est dans la loi, c'est dans Val Compta !!!

Très bonne réactivité et réalisation informatique.

Il est possible de saisir les accords sans attendre la prochaine A.G., dans l' étape 2 il est possible de saisir quand et par quel moyen a été obtenu l' accord.

Dans l' étape 3 je trouve très pratiques les indications du bandeau bleu, en haut à gauche.
C' est à mon avis une initiative à reprendre dans d' autres tableaux.

Re: Quand c'est dans la loi, c'est dans Val Compta !!!

Bonjour,

Pas de chance je viens de faire mon AG le 26/10 et j'aurais bien aimé avoir cette petite case sympatique smile

J'ai une question, où peut on récupérer les versions à jour (je suis en V3)?
Car le rythme des ajouts et des correction de bug est assez fulgurant, c'est bien la première fois que jevois des implémentation et/ou correction aussi rapide.

Cordialement

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Re: Quand c'est dans la loi, c'est dans Val Compta !!!

Bonjour,

Quelques jours après le décret, je vous donne la présentation et l'analyse de l'ANIL, la plus complète et objective :
http://www.anil.org/analyses-et-comment … ctronique/

L'envoi de mails intégré à Val Compta ne peut évidemment pas répondre aux exigences de la Lettre Recommandée Electronique  mais l'écran permet malgré tout d'opérer une sélection ou d'envoyer des mails d'information (hors convocation, mise en demeure...). Pour que les choses soient bien claires, voici la mention affichée dans cet écran :

http://www.valcompta.net/forum_img/LRE_avec_mention.gif

Personnellement je trouve l'ensemble du dispositif particulièrement lourd, coûteux et compliqué, il déplace le juteux business des envois en recommandé de l'opérateur historique La Poste vers des acteurs privés avec des marges confortables et j'ai peur que les économies finales pour les copropriétaires soient marginales...

Cordialement,
André

Re: Quand c'est dans la loi, c'est dans Val Compta !!!

à signaler comme dit ailleurs :
en passant par la Poste en tout électronique et dans la limite de 10Mo de fichiers joints, le coût est de 4,72 € pour chaque envoi.

On gagne donc le coût des photocopies, plus le surcoût en poids de la lettre papier dû aux pages papiers jointes

mais le syndic y perd peut-être en temps car les envois et paiements se font un par un. Le paiement se fait soit par CB (i faut donc rentrer les codes CB à chaque fois), soit par un compte prépayé à la Poste.

Autre inconvénient pour le syndic, la multiplicité du type d'envoi (papier et électronique) suivant chaque copro, voir remise en mains propres (pas chez nous, résidence secondaire).

Autre inconvénient potentielle : récupérer chaque avis de dépôt et chaque accusé de réception avec transfert des fichiers, sachant toutefois que La Poste, les stocke durant 3 ans (à vérifier cette durée). Idem pour la liasse certifiée.

Pour notre part, nous nous lançons dans cette opération pour environ la moitié des copros pour la prochaine AG (avril 2016), à suivre.....

A signaler, que l'on trouve des sociétés qui font tout cela gratuitement, mais doit-on avoir confiance ????? pour nous, pour cette fois, nous en resterons à l'opérateur historique .....

Si cela intéresse, le moment venu (mars 2016) je pourrai faire un retour d'expérience....

Re: Quand c'est dans la loi, c'est dans Val Compta !!!

il y a un point obscur dans la procédure légale, est ce que le mandataire pourra prendre position pour son mandant lors de l'émargement ?????
il manque aussi, à mon avis, dans la procédure légale la remise de l'adresse mail officielle, un émargement cela ne suffit pas, il faut bien un document signé pour cette adresse, comme il existe la notification du changement d'adresse postale. Je pense qu'il vaudrait mieux en rester à la notification officielle (c'est un avis perso, du coté syndic) d'une adresse mail.

PS : indépendamment de ces convocations et autres vers les copros, on s'en va vers une augmentation des LRAR à destination du syndic, vu la facilité pour les faire maintenant : on peut dorénavant faire des réclamations officielles au syndic depuis son lit !!!!  plus besoin de faire la queue aux bureaux de poste.... smile

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Re: Quand c'est dans la loi, c'est dans Val Compta !!!

Bonjour,

La Poste n'est pas le seul opérateur qui propose des envois de Lettres Recommandés Electroniques, ça serait bien d'en avoir une liste officielle mais sur le site de l'ARCEP la notion d'opérateur électronique ne ressort pas clairement des opérateurs physiques (http://www.arcep.fr/index.php?id=8988). En tout cas j'ai vu des tarifs bien en dessous de 4,72 €...

Pour le mandat de représentation, il ne permet pas à mon avis autre chose que de participer à l'AG et à voter sur les points à l'ordre du jour. Il ne permet pas d'être président et il ne doit pas non plus permettre d'engager le mandant pour la "voie électronique".
En revanche, vous avez raison de rappeler qu'avec l'accord il faut collecter et valider une adresse mail de référence. Nouvelle difficulté à une époque où les adresses se multiplient et il faudra aussi gérer les changements...

Autre point, les envois des copropriétaires vers le syndic et l'importance pour ce dernier d'avoir et de communiquer une adresse mail officielle et de référence (voir les remarques sur la "réciprocité juridique" sur le forum UI...).

De mon côté je vais adapter du mieux possible le programme AG avec les mentions dans la feuille de présence (accord + adresse mais le meilleur moyen de communiquer une adresse mail c'est quand même d'envoyer un mail, la voie manuscripte c'est encore la porte ouverte à de nombreuses erreurs)... Je vais également mettre l'option "Envoi LRE" de la même manière qu'il y a la notion "Remis en mains propres" dans le fichier... à suivre !

Cordialement,
André

Re: Quand c'est dans la loi, c'est dans Val Compta !!!

Bonsoir,

Je vais faire un mix entre ce sujet et celui intitulé "Convocations et relances par courrier électronique"

Concrètement, quels documents puis-je envoyer par mail au jour d'aujourd'hui ?
-Appels de fonds ? (Perso je le fais pour les copropriétaires m'ayant donné leur accord et une adresse électronique)
-Relances pour impayés ?
-Mises en demeure pour impayés ?
-Décomptes de charges annuelles ?
-Convocations des AG avec les annexes et PJ ?
-PV d'AG (pour ceux sans LRAR) ?
-Courriers simples pour informations aux copropriétaires ?

Qu'entend-on par notification dans le Décret n° 2015-1325 du 21 octobre 2015 ?

Cordialement

Version 2018.V3.47

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Re: Quand c'est dans la loi, c'est dans Val Compta !!!

Bonsoir,

Vous pouvez envoyer tout ce que vous voulez par mail mais... aucun envoi par mail simple ne présente un caractère légal ou officiel si vous ne passez pas par un prestataire !!!

Les textes actuels évoquent toujours un "avis à payer par courrier postal" pour les appels de provisions (dans le décret) et l'envoi par mail des convocations, mises en demeures ou PV doit respecter la procédure de la lettre recommandée électronique (LRE) tel que prévu et défini dans le code civil... Le décret du 21 octobre est venu compléter les textes connus de la copropriété pour pouvoir utiliser le dispositif LRE prévu depuis longtemps.

J'avais eu l'occasion de dire ce que je pense de la simplification et des économies de ces réformes dans le forum d'Universimmo :
http://www.universimmo.com/forum_univer … hichpage=1

Cordialement,
André

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Re: Quand c'est dans la loi, c'est dans Val Compta !!!

Bonjour,

D'accord...

Cordialement

Version 2018.V3.47

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Re: Quand c'est dans la loi, c'est dans Val Compta !!!

Bonjour,

Je rebondis et je poursuis sur la question des notifications par mail. Pour les copropriétés le cadre est assez précis et doit respecter le décret du 21 octobre 2015. Néanmoins, pour les ASL ou les ACP (associations de copriétaires en Belgique) par exemple on peut avoir d'autres formulations ou demandes et il m'a semblé intéressant de proposer un texte libre à insérer après chaque copropriétaire (ou membre) dans cette feuille de présence. Pour les copropriétés je suis prudent mais libre à chaque syndic de prendre ses responsabilités par rapport à ce qui peut être demandé (ou pas) au moment de signer une feuille de présence !

Dans le module AG, il est désormais possible d'insérer un texte avec mise en forme afin de gérer différents choix ou options, ou de collecter certaines données, par exemple :

http://www.valcompta.net/forum_img/notification.gif

Dans la feuille de présence du programme de comptabilité (version Expert) on a uniquement le texte "en dur" qui fait référence au décret... pour les copropriétés en France (cf. paramétrage).

Le débat reste ouvert et les suggestions bienvenues !

Cordialement,
André

Re: Quand c'est dans la loi, c'est dans Val Compta !!!

Je trouve très bien ce que vous avez fait, mais je m'interroge sur l'efficacité du texte qui dit qu'il suffit de le signaler sur la feuille de présence sa propre demande de recevoir par mail : n'importe qui (le syndic) peut remplir ces cases après-coups .... ou se faire accuser d'avoir rempli les cases après coups....

Perso, je pencherai plus sur un formulaire à remplir séparé de la feuille de présence et bien sur signé par le demandeur. Et il se pose une autre question : lorsque le bien appartient à deux personnes en commun (Mr ou Mme), ne faut-il pas que les deux signent se document. En effet, si Mr veut le recevoir par mail et Mme par document papier ?????.... Et si les deux le veulent chacun sur leur propre adresse mail ???? Beaucoup de questions .....
Et les indivis, faut-il pas une demande par chacun ou seulement le mandataire, idem pour les lots démembrés ?.....
Pour les SCI, c'est plus simple, c'est le mandataire officiel.... mais ne faut-il pas une autorisation de l'AG des actionnaires ?....

Pour notre part, nous partons sur un document à remplir séparément de la feuille de présence et contresigné par tous les copros des lots concernés...

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Re: Quand c'est dans la loi, c'est dans Val Compta !!!

Je suis du même avis que Rambouillet, rien de plus facile de remplir les cases après coups et cela n' a pas de valeur juridique, puisque ces mentions ne sont pas signées, seule la présence l' est.

En bref, il n' est pas souhaitable de détourner la feuille de présence de sa fonction principale., et en plus,d' allonger le travail d' enregistrement des présents

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Re: Quand c'est dans la loi, c'est dans Val Compta !!!

Bonjour,

Je suis tout à fait d'accord sur les limites et le manque de rigueur (valeur) juridique d'un tel système mais j'assume la possibilité de proposer un outil, un moyen de collecter certaines informations en détournant en effet la feuille de présence de sa mission première. Libre à chacun de l'utiliser ou pas !!!

Val Compta AG permet également un système de fusion ou publipostage pour produire des attestations ou des documents individuels.
Le décret ne dit pas que l'accord est donné sur la feuille de présence, il dit juste qu'il peut être "formulé lors de l'AG" :

Article 64-1

Lorsque l'accord exprès du copropriétaire mentionné à l'article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée est formulé lors de l'assemblée générale, il est consigné sur le procès-verbal de l'assemblée générale mentionné à l'article 17 du présent décret.

Lorsqu'il n'est pas formulé lors de l'assemblée générale, le copropriétaire le communique par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou par lettre recommandée électronique au syndic, qui l'enregistre à la date de réception de la lettre et l'inscrit sur le registre mentionné à l'article 17.

A mon niveau, je souhaite produire un PV complet et donc faire apparaître la liste des copropriétaires mais pas sous la forme d'un vote standard...

Collecter certaines informations (notamment une adresse mail) au moment de signer cette feuille, quand le copropriétaire est présent avec un stylo dans la main, ne me semble pas être une perte de temps ; mieux vaut allonger l'enregistrement de 10mn plutôt que de mettre en place une procédure parallèle qui va en prendre 30 ou 40 mais encore une fois, chacun fait comme il l'entend !!!

Cordialement,
André

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Re: Quand c'est dans la loi, c'est dans Val Compta !!!

Bonjour,

Je partage l'avis d'André, il propose un outil modulable aux souhaits et attentes de chacun...libre à vous de vous en servir ou non !!

Personnellement, je ne vois pas le "mal" (fraude, détournement, mauvaise intention/foi) partout...peut-être dû à mon métier (prof des écoles)... Lorsque je demanderai de cocher aux copropriétaires et de renseigner leur adresse mail, je n'irai pas cocher (ou décocher) par la suite et je partirai du principe que l'adresse mail donnée sera valide.

Cordialement

Version 2018.V3.47

Re: Quand c'est dans la loi, c'est dans Val Compta !!!

Andre a écrit:

Bonjour,

Quelques jours après le décret, je vous donne la présentation et l'analyse de l'ANIL, la plus complète et objective :
http://www.anil.org/analyses-et-comment … ctronique/

L'envoi de mails intégré à Val Compta ne peut évidemment pas répondre aux exigences de la Lettre Recommandée Electronique  mais l'écran permet malgré tout d'opérer une sélection ou d'envoyer des mails d'information (hors convocation, mise en demeure...). Pour que les choses soient bien claires, voici la mention affichée dans cet écran :

http://www.valcompta.net/forum_img/LRE_avec_mention.gif

Personnellement je trouve l'ensemble du dispositif particulièrement lourd, coûteux et compliqué, il déplace le juteux business des envois en recommandé de l'opérateur historique La Poste vers des acteurs privés avec des marges confortables et j'ai peur que les économies finales pour les copropriétaires soient marginales...

Cordialement,
André

Re: Quand c'est dans la loi, c'est dans Val Compta !!!

Je suis bien d'accord avec vous. Les courriels ont leur utilité,
comme le téléphone et les textos, et la poste conserve la sienne.
Ils ont chacun leur spécificité.

Cordialement. Phénix1948

Re: Quand c'est dans la loi, c'est dans Val Compta !!!

Bonjour,
Où puis-je télécharger les dernières versions Expert 3.7 et AG 1.7? Pour l'instant je n'en suis qu'à 3.6.25 et 1.6. Ne regardant pas souvent le forum ... j'ai un peu de retard.
Pour l'envoi gratuit de Mail recommandés, j’utilise  https://www.mail-certificate.com/ . J'en suis satisfait.
Merci d'avance
Jean-Louis BREHANT
xxx@gmail.com
xxx
SC Quai honneur 1

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Re: Quand c'est dans la loi, c'est dans Val Compta !!!

Bonsoir,

La dernière mise à jour officielle est la 3.7.02 avec un lien envoyé par mail au début du mois de septembre pour la télécharger.
Je vous le renvoie, par mail. Les toutes dernières nouveautés (comme cette notification, le calcul du questionnaire notaire, gestion des badges ou importation des extraits de banque...) ne sont pas encore disponibles mais c'est une question de jours ou de semaines...

Je me suis permis d'anonymiser votre message ; ce type de forum n'est pas protégé des robots qui récupèrent des adresses ou numéros et ça ne sert à rien d'autre que d'entrer dans des bases de données et recevoir des spams ou être harcelé...

Cordialement,
André

Re: Quand c'est dans la loi, c'est dans Val Compta !!!

Re-bonjour,
Merci d'avoir enlevé les information perso. En fait il semble que je ne reçoive pas l'info de la mise à jour, car j'e n'ai pas reçue celle que vous m'indiquez avoir envoyée aujourd'hui, et je n'ai pas reçue celle de début septembre (j'ai aussi vérifié dans les spams). Quelle adresse Mail avez-vous? Pouvez-vous utiliser celle qui était dans mon message précédent.
Merci d'avance.

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Re: Quand c'est dans la loi, c'est dans Val Compta !!!

Bonsoir,
En effet toutes vos adresses renvoient une erreur :
sqxxxxx@orange.fr   =>  Invalid recipient.
jlxxxxxx@gmail.com  => Spam Detected - Mail Rejected
Je viens de renvoyer depuis une autre adresse...
André