Sujet: Toujours sans nouvelles de l'ancien syndic pro

Bonjour à tous,
Après un long silence, je reviens vers vous. J'ai pas mal bossé sur cette petite copropriété et me rends compte que plus je travaille dessus et plus je me rends compte que je ne savais rien. Mes explications sont un peu longues, mais j'en appelle à vos conseils.
Pour l'instant, j'attends toujours que Syndic-One veuille bien m'envoyer les archives et annexes. Notre AG ayant décidé de prendre en charge la gestion de la copropriété et de nommer ma compagne en tant que syndic en date du 28 mars. Nous sommes le 4 mai et nous n'avons pas encore reçu les archives. Je crois savoir que l'ancien syndic a un mois (jour pour jour) pour communiquer l'ensemble des documents et la trésorerie.
Le peu de documents (récupération du grand livre le 16 mars) que j'ai récupérés de la comptabilité me montre que le premier trimestre 2019 n'est pas à jour (aucune écriture après le 24 janvier), mais surtout, des anomalies illégales (facturation ICS (60€) alors que le n° est le leur, facturation du n° d'immatriculation de la copropriété de 390 € alors que le coût est de 50 € ...). C'est comme ça que j'ai appris qu'au changement de syndic, il devait y avoir une mise à jour de l'immatriculation (30 €). Je suis dans l'impossibilité de connaitre le nom de la banque ou notre compte bancaire se situe. Une augmentation de 26% de l'assurance RC (1er juillet 2017, 223€ puis au 1er janvier 2018, 254,30€ et enfin au 1er janvier 2019, 282.84€. Je viens d'envoyer un courrier à cette assurance pour la résiliation, car nous adhérons à l'ARC. Je leur fais remarquer que nous n'étions pas au courant des augmentations et que celles-ci nous auraient donné le droit de ne pas les accepter et de résilier d'office le contrat. (sondage pour savoir si ce n'est pas Syndic-One qui aurait augmenté de lui-même l'assurance, question de bénéfice.)
Enfin, bref, comme rien n'a été approuvé depuis le début, j'ai comme l'impression qu'il va y avoir beaucoup de difficultés pour débrouiller tout cela.

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Re: Toujours sans nouvelles de l'ancien syndic pro

Bonjour,

Ne vous embarquez pas trop vite dans des combats perdus d'avance... l'ancien syndic était mandataire et il avait tout à fait le droit d'engager des dépenses, de payer des factures. Pour l'immatriculation, si c'est le tarif prévu au contrat, vous ne pourrez rien faire, pour l'assurance il faut étudier les causes de l'augmentation mais le syndic devait bien assurer la copropriété...

Si vous êtes adhérents de l'ARC, c'est les mieux formés et expérimentés je pense pour réclamer des comptes aux anciens syndics ! Mais soyez réaliste...

Cordialement,
André

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Re: Toujours sans nouvelles de l'ancien syndic pro

Comme le  André78 : "soyez réaliste"., ne vous faites pas trop d' illusions;

Le mieux, puisse  que vous êtes adhérents à l' ARC, est avec leur aide, de récupérer les archives: Acte de constitution de la copropriété et plans, les contrats et factures, la comptabilité ( pas seulement le Grand-livre ), etc...

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Re: Toujours sans nouvelles de l'ancien syndic pro

Bonjour André,
Pour l'immatriculation, il faut 7 minutes. Syndic-One annonce dans le contrat, 85 € de l'heure, aurait-il mis près de 5 h ? Même l'ARC précise que c'est un abus de facturation.
Bon, personne n'a l'idée du délai de remise des archives.
Bon, je vois avec l'ARC.

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Re: Toujours sans nouvelles de l'ancien syndic pro

Bonjour Didlan,
j'ai moi-même eu des difficultés à récupérer les archives de mon ancien syndic (tout est ok pour moi, ouf!).

Voilà ce que j'ai pu réunir comme infos :
   - le syndic a un mois pour transmettre les documents de la copro
   - le délais peut être prolongé de deux mois supplémentaires concernant les documents comptables
(https://www.service-public.fr/particuli … its/F31672)

Au delà, tu peux faire une mise en demeure par recommandé ou par voie d'huissier (env 100€ pour ceux que j'ai consultés) pour demander les documents et commencer une période de 8j après laquelle il faut saisir le TGI - Là j'ai eu des infos contradictoires : sur service-public.fr il disent que le nouveau syndic ou le président du CS peuvent le faire, l'UNPI m'a parlé d'un huissier et les huissiers d'un avocat... l'ARC saura te conseiller là-dessus.

Bon courage

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Re: Toujours sans nouvelles de l'ancien syndic pro

Bonjour Lauracab,
Vous faites juste une erreur dans l'interprétation de l'article de "Service-public";
En effet ils ont un mois pour transmettre :

"les documents justifiant de la situation de la trésorerie,
la totalité des fonds immédiatement disponibles,
l'ensemble des documents et archives du syndicat de copropriétaires accompagnés d'un bordereau récapitulatif de ces pièces.
L'ensemble des documents contractuels ou techniques relatifs à l'immeuble en lui-même (notamment le diagnostic technique global)."

Ce délai peut être porté à 3 mois concernant la remise :

"du solde des fonds disponibles après apurement des comptes,
de l'état des comptes des copropriétaires et du syndicat de copropriétaires."

Ça veut dire que seul les fonds disponibles (mais pas la trésorerie disponible ni les fonds versés au titre de travaux) après apurement des comptes propriétaires et des documents  concernant l'état des comptes des copropriétaires et du syndicat.
Le grand livre, les documents justifiant la situation de la trésorerie, l'ensemble des archives (factures, appels de fonds, etc.), ils n'ont qu'un seul mois.

J'ai donc reçu l'avis de réception de l'envoi par recommandé le rapport de l'AG (envoyé le 29 mars) le 14 avril.
Il me faut donc attendre les environs du 16 ou 18 mai les documents.
Je tiens à rappeler aussi que c'est ce syndic qui a décidé de démissionner. Il doit nécessairement être prêt !

Anecdote à cet avis, bien qu'il y ait le tampon de Syndic-One, aucune date n'y est inscrite de première présentation ni de retrait de la lettre. Je suis donc allé à la poste et je l'ai fait remarquer. Il m'a été donné un document par la poste du cheminement du courrier et de la délivrance de la lettre le 12 avril (soit 14 jours après). Je dois donc attendre le 12 mai plus le délai de distribution par la poste pour recevoir.

J'ai besoin essentiellement du grand livre et des archives et cela m'est nécessaire pour vraiment commencer à travailler.

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Re: Toujours sans nouvelles de l'ancien syndic pro

J'aurai une autre question :

Est-il nécessaire, pour réunir le conseil syndical, de le faire par lettre recommandée ? Nous devons décider, en préparation de l'assemblée générale, de définir le budget prévisionnel de la période N+1 qui commence le 1er juillet, budget qui n'est pas encore voté !

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Re: Toujours sans nouvelles de l'ancien syndic pro

Vous devez vous référer au RFCS (Règlement de fonctionnement du conseil, syndical ) s' il en existe un.

A défaut il n' y a pas de formalisme imposé.

L' A.G; doit être préparée par le syndic en concertation avec le conseil syndical, ce qui n' empêche pas le C.S. de se concerter au préalable.

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Re: Toujours sans nouvelles de l'ancien syndic pro

Bonjour JB22
Pas de RFCS dans le règlement de copropriété. Y a-t-il un délai pour donner une date de réunion ?

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Re: Toujours sans nouvelles de l'ancien syndic pro

"il n' y a pas de formalisme imposé." et pas de délai.

Vous devez faire en sorte que les conseillers puissent participer aux séances.

D' autre part il serait bons que lors d' une prochaine réunions vous définissiez un règlement de fonctionnement du C.S. et qu' au préalable vous en avertissiez les conseillés pour qu' ils réfléchissent à la question.