Sujet: Appel de fond avant les "A nouveaux" de reprise

Bonjour,
Puis-je préparer mon budget des charges et appel de fonds, sur Valcompta avant le démarrage de la comptabilité que je ne pourrais faire qu'à la réception des documents comptables de l'ancien syndic pro. Les "A nouveaux" des comptes, la trésorerie et des fonds versés pour des travaux votés en AG, etc ...
Autre question : J'aimerai que les exercices comptables soient du 1er janvier au 31 décembre. Cette année, cet exercice commençant au 1er avril, je voudrais le finir au 31 décembre. Puis-je le faire ?
Je récupère vraiment une copropriété quelque peu tordue !
Didlan

Re: Appel de fond avant les "A nouveaux" de reprise

Bonjour,

Vous pouvez tout à fait faire un appel de fonds qui ne prenne pas en compte les à nouveaux, il vous suffit de l'accompagner d'une note explicative...

Pour modifier les dates comptables, il faut un accord de l'AG, donc il faut le prévoir ....

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Re: Appel de fond avant les "A nouveaux" de reprise

Bonsoir,

Valcompta est globalement très souple et vous pouvez tout à fait préparer les appels de provisions sans y faire apparaître la reprise des soldes ou le relevé mais il est en effet préférable de mentionner quelque chose comme "Attention, le présent appel ne tient pas compte de votre situation antérieure dans les comptes du syndic XXX...

Vous pouvez avoir un exercice du 01/04/2019 au 31/12/2019 oui, il faudra sans doute ajuster le nombre et les dates des appels si vous les générez automatiquement depuis le budget mais ça ne pose pas non plus de problèmes !

Cordialement,
André

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Re: Appel de fond avant les "A nouveaux" de reprise

Vous pouvez, devez, faire des appels de fonds à partir des bases antérieures, cependant en cas d' impayés vous ne pourrait pas faire d' action en recouvrement.

Lors de la prochaine A.G. vous devez faire voter un budget pour l' exercice en cours et un pour l' exercice suivant, ce qui régularisera la situation.

Si l' A.G. modifie les dates de l' exercice vous devrez ajuster les budgets.

Concernant la trésorerie, si vous aviez un compte séparé il vous suffit de fournir à la banque une copie certifiée du P.V. de l' A.G. vous ayant nommé, pour disposer du compte.

A défaut vous devez impérativement ouvrir un compte séparé dans les trois mois de votre nomination;

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Re: Appel de fond avant les "A nouveaux" de reprise

Merci André et Rambouillet.
J'aurai une autre question : Des fonds ont été versés en prévision de travaux, "charges spéciales", avec le syndic précédent, mais ceux-ci n'ont pas été effectué.
Que deviennent ces fonds lors de la passation des pouvoirs ? Je crains que ce syndic veuille s'en servir pour autre chose.
En effet, un des copropriétaires, sans l'avis des autres, a mis ce syndic au TGI. La majorité des tantièmes refuse de prendre en charge les frais d'avocat demandés par ce syndic pour se défendre. La majorité a estimé que ce n'était pas le "conseil syndical" qui était mis en cause, mais le syndic lui-même. Ne me demandez pas de détail sur cette procédure, nous ne savons pas le contenu de celle-ci.
Nous craignons que ce dernier prenne sur les fonds versés pour les travaux.
De plus en plus tordu ! Il faut du courage, car il faut se battre de l'extérieur et de l'intérieur !

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Re: Appel de fond avant les "A nouveaux" de reprise

Merci JB22,
Je n'avais pas vu la réponse pendant que je répondais précédemment. Une première assemblée générale a lieu le 28 mars pour désigner le syndic bénévole. Je compte après, organiser une seconde AG pour définir tous les problèmes qui se présentent, comme l'exercice de fin. Reste à savoir si l'AG suivante (la 3e) devra être en début janvier ou être toujours maintenu au mois d'avril, un an après.

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Re: Appel de fond avant les "A nouveaux" de reprise

Bonsoir,

Les dates d'exercice ne me semblent pas vraiment être le principal problème !

Il faudra tirer les choses au clair le 28 mars, en particulier si la procédure est contre le syndic (mauvaise gestion, abus, faute...) ou contre le syndicat (problème et contentieux sur une décision, le règlement de copropriété) et surtout où elle en est et ce que demande ce copropriétaire...

Vous devez surtout, une fois désigné syndic, bien veiller à récupérer toutes les pièces (archives, comptabilité...) de l'ancien syndic ; il a un mois pour le faire et doit fournir un bordereau détaillé, puis 2 mois pour le solde des comptes bancaires. La transition est une étape très importante.

Pour la suite, il ne faut pas multiplier les AG, certains problèmes peuvent sans doute attendre un an !

Cordialement,
André

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Re: Appel de fond avant les "A nouveaux" de reprise

Comme le dit André il faut préciser les choses.

Est-ce le syndic qui a été mis en cause personnellement ou le syndicat représenté par son syndic.

Dans le 1er cas, le syndicat n' est pas concerné et n' a rien à prendre en charge.

Si c' est le syndicat, l' A.G. doit désigner un avocat pour le représenter et voter un budget pour couvrir les frais.

Si la question des dates d' exercices est à l'ordre du jour vous pouvez voter que l' exercice en cours prendra fin le 31/12/19 ( 9 mois ) et que les suivants suivront l' année civile 1er janvier au 31 décembre.

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Re: Appel de fond avant les "A nouveaux" de reprise

Je reviens sur le sujet, Votre exercice actuel va du 1 avril 2018 au 31 mars 2019.
Une A.G. est convoquée pour le 28 mars, c' est à dire alors que l' exercice n' est pas terminé et le syndic en cours de mandat ( échéance avril, mai,...)

Deux possibilités:
   1- Le syndic a démissionné, a-t-il respecté le préavis de trois mois, vous n' y pouvez rien, vous êtes dans l 'obligation de convoquer une A.G. ce qui a été fait.
   2- Le syndicat a pris l' initiative de résiliation du mandat du syndic avant la clôture de l' exercice, il a alors pris une mauvaise décision au mauvais moment.
En effet il devra reprendre toutes les écritures de l' exercice en cours et lors d' une prochaine A.G. présenter les comptes à l' approbation des copropriétaires. Il sera donc dans la nécessité d' approuver les comptes avec des réserves nominatives, il ne pourra pas invoquer ultérieurement des fautes n' ayant pas fait l' objet de réserves.

Pour la reprise des comptes voir dans l' aide de Valcompta, lien ci-dessous fourni par André:
http://valcompta.net/v3/valcompta3..htm … oldes.html

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Re: Appel de fond avant les "A nouveaux" de reprise

Bonjour,

JB22 a écrit:

Concernant la trésorerie, si vous aviez un compte séparé il vous suffit de fournir à la banque une copie certifiée du P.V. de l' A.G. vous ayant nommé, pour disposer du compte.
A défaut vous devez impérativement ouvrir un compte séparé dans les trois mois de votre nomination;

Qu'appelez-vous "un compte séparé". Pour moi, c'est un compte de banque au nom du syndicat des copropriétaires "4 chemin de l'Anelier". Pourquoi, dans le jargon, appelle-t-on ce compte "séparé"? Je suis conscient qu'il n'est pas ma propriété !
Pardonnez-moi, mais j'apprends ! André se charge aussi de mon éducation ! (lol) je l'en remercie.
Didlan

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Re: Appel de fond avant les "A nouveaux" de reprise

Bonjour,

C'est bien un compte "séparé", le mot s'applique surtout aux syndics professionnels qui avaient pendant longtemps des comptes "pivots" ou "unique" avec les fonds de toutes les copropriétés dessus...
Ouvrir un compte au nom du syndicat des copropriétaires est une obligation pour un syndic non professionnel.

Cordialement,
André

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Re: Appel de fond avant les "A nouveaux" de reprise

Un compte séparé est un compte au nom du syndicat des copropriétaires, il est indépendant du ou des comptes du syndic professionnel ou non.

Comme le dit André ce compte n' a rien à voir avec  "les comptes "pivots" ou "unique" avec les fonds de toutes les copropriétés dessus..."

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Re: Appel de fond avant les "A nouveaux" de reprise

JB22 a écrit:

Je reviens sur le sujet, Votre exercice actuel va du 1 avril 2018 au 31 mars 2019.
Une A.G. est convoquée pour le 28 mars, c' est à dire alors que l' exercice n' est pas terminé et le syndic en cours de mandat ( échéance avril, mai,...)

Deux possibilités:
   1- Le syndic a démissionné, a-t-il respecté le préavis de trois mois, vous n' y pouvez rien, vous êtes dans l 'obligation de convoquer une A.G. ce qui a été fait.
   2- Le syndicat a pris l' initiative de résiliation du mandat du syndic avant la clôture de l' exercice, il a alors pris une mauvaise décision au mauvais moment.
En effet il devra reprendre toutes les écritures de l' exercice en cours et lors d' une prochaine A.G. présenter les comptes à l' approbation des copropriétaires. Il sera donc dans la nécessité d' approuver les comptes avec des réserves nominatives, il ne pourra pas invoquer ultérieurement des fautes n' ayant pas fait l' objet de réserves.

Pour la reprise des comptes voir dans l' aide de Valcompta, lien ci-dessous fourni par André:
http://valcompta.net/v3/valcompta3..htm … oldes.html

JB22 - C'est plus compliqué.
1 - J'ai la lettre de démission du syndic au 8 février 2019 suite à l'AG du 10 janvier qui ne s'est pas faite (2e fois en 2 mois) et le CS n'a pas renouvelé le mandat. Je ne sais pas si les 3 mois restent une limite.
2 - Pour tous les comptes, notre adhésion à ce syndic s'est fait le 1er juillet et non le 1er avril. Nos exercices ont été  du 01/7/2017 au 30/06/2018, du 01/07/2018 au 31/03/2019. Mais beaucoup de confusion, d'imprécision. Un forfait dont ils rajoutent les frais postaux et de timbres, les frais de banque et une somme de frais divers. C'est peut-être normal, vous me direz. J'en comptabilise pour 1300 € rien que pour l'année 2018 (1er janvier au 31 décembre) plus leurs honoraires. Il compte un 2e trimestre 2017 qui n'a aucune réalité et nous venons de recevoir un appel de fonds pour ce 2e trimestre 2019.
De plus, c'est une question qui me brûle les lèvres :  trois propriétaires ont versé des fonds pour des travaux d'étanchéité qui ont été votés, mais non réalisés. Que deviennent ces versements ? Peuvent-ils être, de l'initiative du syndic, être attribués à autre chose sans préavis ? Doivent-ils être restitués au prochain syndic ?
Didlan

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Re: Appel de fond avant les "A nouveaux" de reprise

Bonsoir,

Il faut séparer les dates de mandat ou de contrat du syndic professionnel de vos dates d'exercices à mon avis ; rester sur un exercice du 01/07 au 30/06 pour le moment et reprenez les comptes de l'année en cours avec le grand livre.
Si l'ancien syndic est fautif, il appartiendra à l'AG de décider des suites à donner...

Pour les travaux, tant que rien n'est voté ou décidé, les fonds ne peuvent pas être réaffectés comme ça non et oui la totalité des fonds du syndicat doivent être transférés au nouveau syndic ; vérifiez bien le bordereau de remise, les grands livres, balances, archives, etc... Une association peut vous aider !

Cordialement,
André

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Re: Appel de fond avant les "A nouveaux" de reprise

1°-Que dit la lettre de démission du syndic, en particulier concernant sa date d' effet ?
2)-Comme dit par André il ne faut pas confondre: date de désignation du syndic qui détermine la date de début et de fin de mandat des dates de l' exercice, actuellement du 1 avril 1018 au 31mars 2019;

Pourquoi l' A.G. du 10 janvier 2019 ne s' est pas faite ?
Y avait - t -il à l' ordre du jour de cette A.G. la désignation d' un syndic en remplacement du syndic démissionnaire ?

Le C.S. ne peut pas prendre de décision, il ne lui appartient pas de modifier les dates d' exercice.

Le syndic doit exécuter les décisions de l' A.G., pourquoi les travaux votés n' ont pas été exécutés ?

Les fonds versés par les trois copropriétaires restent à leur crédit.

Vous devez apporter toute votre attention à la rédaction et à la signature du bordereau lors de la remise des archives du syndicat.

A vous lire,

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Re: Appel de fond avant les "A nouveaux" de reprise

Le contrat ayant été signé début juillet, et qu'aucune écriture comptable n'est en date qu'a partir du 24 07 2017. La banque n'enregistre le premier paiement que le 11 août 2017.  L'exercice ne commence qu'au 1er juillet.
Pour les travaux, ils ont été voté par une AG, une première fois le 17 novembre 2017 et la date d'exécution demandée pour le 30 septembre 2018 à  l' AGE en juillet 2018.
Mais rien n'a été respecté et les travaux ne sont toujours pas fait.
De plus, ces travaux ne devait pas concerner le lot n° 1 selon le règlement de copropriété pour les charges spéciales, ce que n'a pas tenu compte le syndic. De ce fait, non seulement cela a bloqué les travaux par le fait que les sommes n'ont pas été entièrement versé (lot n°1), mais le lot n° 1 est poursuivi par une procédure en justice.
Didlan

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Re: Appel de fond avant les "A nouveaux" de reprise

JB22 - La date de l'AG qui a décidé de prendre Syndic One est le 30 mars 2017. Je viens de faire mes recherches. Mais notre engagement vis à vis de ce syndic est le 1er juillet.
Si c'est la décision de l'AG qui détermine, effectivement, Syndic One encaisse un trimestre sans rien faire.
Didlan